A medida que aumentan las reuniones con video, también aumenta la fatiga causada por las reuniones

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Ilustración de un monitor con una cámara web dedicada que se utiliza en una reunión de video

La videoconferencia es una de las tecnologías que hizo posible el trabajo remoto durante la pandemia. Sin videoconferencias, las empresas no podrían mantener fácilmente una fuerza de trabajo remota ni contemplar un lugar de trabajo híbrido. Por otro lado, después de más de un año de trabajo remoto y reuniones de video casi constantes, muchos de nosotros estamos listos para dedicar un poco menos de tiempo a las reuniones de video. Pero, ¿el problema es la videoconferencia en sí misma o la forma en que la usamos?

En la primera parte de esta serie de dos partes, analizamos la cuestión de por qué las reuniones virtuales afectan a las personas de manera diferente que las conferencias telefónicas y cómo se puede reducir la cantidad de reuniones virtuales a las que asistes. En la segunda parte, analizamosestrategias específicas para combatir la fatiga causada por las reuniones.

Comprendiendo las causas de la fatiga causada por los videos

Esto es lo que sabemos: Las investigaciones respaldan la idea, ampliamente reconocida por los propios empleados de oficina, de que pasar horas y horas en videollamadas puede ser agotador. Este fenómeno está tan extendido que el término "fatiga de Zoom" (debido a la popularidad de Zoom) se ha convertido en una frase común utilizada para describir la sensación al final de un largo día de reuniones de video consecutivas.

La frase más precisa es fatiga causada por las reuniones virtualeshttps://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Y es un tema.

El Dr. Gianpiero Petriglieri, profesor de la escuela de negocios INSEAD de Europa, sugiere que la fatiga causada por las reuniones virtuales se debe a que las personas se ven obligadas a prestar más atención a las señales no verbales, como el tono de voz, las expresiones faciales y el lenguaje corporal, que requieren que la mente trabaje más duro que en un entorno cara a cara.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Esta teoría está respaldada por investigaciones del Dr. Jeremy Bailenson de la Universidad de Stanford, que establece la conclusión de que las principales causas de la fatiga de las reuniones virtuales son "la mirada excesiva, verse reflejado durante muchas horas al día, estar atado a una ubicación física durante períodos de tiempo prolongados y una mayor dificultad para interpretar señales no verbales ".https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Esta "afección" no era una preocupación generalizada antes del COVID-19. Para una fuerza laboral que recién se encontraba trabajando de forma remota y desde casa por primera vez, la videoconferencia era un salvavidas, ya que permitía cierta sensación de normalidad, conexión con los colegas y capacidad de colaboración.

Pero, ¿esta situación positiva, se convirtió en un exceso de algo positivo? Una analogía podría ayudar.

Ilustración de una persona en una reunión de video

Por qué la fatiga causada por las reuniones es como la sobrecarga de correos electrónicos

Para comprender los problemas de la fatiga causada por las reuniones virtuales y las posibles soluciones, puede resultar útil pensar en el papel del correo electrónico en la oficina moderna.

Todos entendemos por qué el correo electrónico puede ser abrumador y producir ansiedad. Un aluvión constante de correos electrónicos puede parecer un ataque a nuestra productividad.

Pero la solución no es dejar de usar el correo electrónico. Porque también reconocemos lo valioso que es para los negocios y la comunicación en general. En cambio, la solución puede ser aprender cuándo usar el correo electrónico y cuándo no.

Por ejemplo, no todas las comunicaciones deben realizarse a través del correo electrónico. A menudo, un mensaje de texto rápido, un chat o una llamada telefónica serán suficientes y ayudarán a evitar largas conversaciones por correo electrónico. Estas y otras estrategias pueden ayudar a las personas a administrar su correo electrónico y no sentirse abrumadas por el mismo.

Los mismos principios generales se aplican a las reuniones de video. 

Ilustración de un monitor que muestra un calendario de reuniones

Un enfoque más reflexivo a las reuniones de video

Habiendo descubierto su valor, sabemos que la videoconferencia no va a desaparecer. Pero también sabemos que debemos administrar mejor la cantidad de reuniones de video y nuestra presencia en ellas para evitar sentirnos fatigados y agotados.

Un paso que todos podemos dar antes de programar una reunión de video es preguntar si la reunión es incluso necesaria. ¿Es posible manejar el tema de forma asincrónica, a través del chat, Slack, Google Docs, Microsoft Teams o incluso el correo electrónico?

A continuación, se muestran algunos criterios a tener en cuenta al decidir si se necesita una reunión de video:

  • ¿Tienes una serie de preguntas complejas que no se pueden responder fácilmente en un correo electrónico?
  • ¿Es necesaria una discusión en grupo para generar consenso?
  • ¿Necesitas comentarios inmediatos que no puedan esperar una respuesta por correo electrónico?
  • ¿Tiene valor establecer una buena relación con personas con las que no puedes reunirte en persona?
  • ¿Necesitas compartir o discutir información visual, como ideas de diseño, en un foro en vivo?
 
Si la respuesta a una o más de estas preguntas es sí, una reunión de video es apropiada. De lo contrario, podrías considerar un modo de comunicación diferente, como un correo electrónico, el chat o el teléfono.
 
Para otra versión de esta idea, consulta nuestra infografía: ¿Debería ser una reunión de video o un correo electrónico?

     

Estrategias para combatir la fatiga causada por las reuniones

Reducir o administrar la cantidad de reuniones de video a las que asistes es un enfoque. Pero dada la probabilidad de que continúes siendo invitado a una gran cantidad de reuniones, también deberás recurrir a otras estrategias.

“Sabemos que el audio y el video de baja calidad son dos factores que contribuyen a la fatiga ya que causan que las personas se esfuercen para ver o escuchar durante las reuniones”, dice Scott Wharton, vicepresidente y gerente general de Colaboración en video en Logitech. "Afortunadamente, existen buenas formas de abordar estos factores".

Revisa la segunda parte de esta serie para conocer 10 sugerencias específicas para combatir la fatiga causada por las reuniones.

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