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4 formas de impulsar la productividad de las reuniones mediante TI

APROVECHA AL MÁXIMO EL POTENCIAL DE LAS JUNTAS

En cualquier trabajo hay reuniones. De hecho, hay demasiadas. El profesional de negocios promedio pasa, al año, el 40% de su tiempo en juntas. De ésas, el 50% del tiempo invertido es improductivo.

Una empresa no puede permitirse desperdiciar todo ese tiempo. Y si bien es seguro que no puedas controlar el número de reuniones que se celebran en tu compañía, lo que sí puedes hacer es asegurarte de que esos momentos sean lo más productivos y eficientes posibles.

Como líder de TI, puedes influir en la calidad de las reuniones en tu organización. Los equipos y departamentos pueden cambiar, pero la tecnología es una constante en cada junta, y lo interesante es que gracias a ella, muchos de los elementos se pueden mejorar para reducir las distracciones y maximizar la productividad.

Al equipar cada espacio con la tecnología adecuada, puedes respaldar las prácticas de reunión que impulsan la colaboración y la productividad. 

El resultado: reuniones en las que cada participante está alerta y comprometido. Cuando tengas en cuenta las necesidades de tus usuarios finales y un espacio planificado en consecuencia, podrás lograr que todos tengan estén conscientes de los temas a tratar.

Representación gráfica de productos Logitech para videoconferencia

¿Qué queremos decir con reuniones conscientes?

La atención plena (también denominada conciencia plena, conciencia pura o atención consciente) es un movimiento que está creciendo a lo grande. Más personas se centran en estar presentes y decididas, y en ser eficientes, mientras trabajan desde casa e incluso en la oficina.

Llevar la atención plena al espacio de reunión conduce a la perfección de la productividad. La reunión sigue su curso, la tecnología funciona según lo previsto y nadie mira el teléfono. Con algunos pequeños cambios en tus espacios de reunión, puedes lograr que se celebren reuniones de atención plena.

 

¿Por qué el Departamento de TI es crucial para favorecer las reuniones conscientes?


1. La tecnología de atención plena mejora el espacio

Elegir una tecnología que se adapte bien a tu espacio es fundamental. Cuando se combinan el espacio adecuado y la tecnología adecuada, suceden cosas estupendas. 

La tecnología puede mejorar cualquier espacio para que la reunión fluya mejor. Si se trata de una sala para intercambio de ideas, considera usar una pizarra digital. Si se trata de un espacio reducido, encuentra una cámara que capte a todos los que estén en la mesa. Si se trata de una sala de juntas grande, agrega micrófonos de expansión que permitan que se oiga con la misma claridad a todos los participantes.

La tecnología puede ayudar a aprovechar al máximo todos los lugares. Estudia cada uno de tus espacios de reunión, analiza cómo la gente los usa realmente y realiza los cambios adecuados para aprovechar al máximo tus salas.

2. Las reuniones a conciencia carecen de distracciones

Como líder de TI, sabes que cuando estás haciendo bien tu trabajo, es difícil que la gente se dé cuenta: lo tienes todo funcionando a la perfección. ¡Así que nadie necesita llamarte! 

Lo mismo aplica para la buena tecnología.

La tecnología de atención plena libera a los participantes de la reunión para que se centren en lo que están haciendo, en lugar de tener que preocuparse por quién está en el encuadre de la cámara o cómo pueden compartir su pantalla.

La tecnología debe ser intuitiva y accesible. Para los participantes, eso significa que debe ser fácil de usar y sin tener que hacer muchos ajustes. Para TI, significa poder administrarla y actualizarla de forma remota, es decir, que requiera menos intervención directa.

 

3. Una experiencia de usuario consistente da pie al éxito

Sin complicaciones. 

Las investigaciones han demostrado que cuando existe una experiencia de usuario consistente en todas las salas de juntas, las reuniones resultan un 22,7% más exitosas.. La elección de tecnología que proporcione una interfaz de usuario coherente entre los espacios de reunión también maximiza la adopción por parte del usuario. Esto se debe a que los usuarios sólo tienen que aprender un nuevo sistema una sola vez.

Y cuando elijas tecnología, siempre vale la pena elegir equipos optimizados para el software que tu empresa ya utiliza. 

 

4. Las videollamadas son más atractivas

Cuando se trata de reuniones a conciencia, hablamos de una conexión humana. 

Cuando los participantes de la reunión pueden establecer una conexión real con alguien en una videollamada (en comparación con una llamada telefónica), es más probable que se concentren y presten atención durante la misma, porque pueden ver y ser vistos. 

Al equipar cada sala con video, puedes romper los malos hábitos de reunión que se producen en las llamadas telefónicas (como la comprobación del teléfono y el uso de la laptop) para garantizar que todos participen de forma más consciente.

 

Haz que las reuniones sean más significativas

Derivado del diseño a conciencia y de la consideración de los participantes, puedes realizar algunos pequeños cambios que tendrán un impacto significativo en la forma en cómo se llevan a cabo las reuniones en tu organización. Elegir tecnología intuitiva adecuada para el espacio agilizará el proceso y maximizará la productividad de sus reuniones.

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