Un enfoque mejorado al uso de Whiteboards virtuales

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Sala de reuniones con cámara para Whiteboard

La Whiteboard ha sido una herramienta extremadamente útil para la colaboración de equipos durante mucho tiempo. Pero a medida que los equipos se vuelven virtuales, en particular en un lugar de trabajo híbrido, y las reuniones de video reemplazan a las reuniones en persona, esta efectiva herramienta de colaboración no ha hecho la transición. La mayoría de las ideas para incorporar Whiteboards en las reuniones de video no han tenido éxito, por las razones que exploraremos en este artículo. ¿Las buenas noticias? La TI puede solucionar esta situación.

A medida que los lugares de trabajo continúan evolucionando después de la pandemia, es probable que una cantidad cada vez mayor de trabajadores en puestos clave dividan su tiempo de trabajo entre la oficina y el hogar. En este modelo híbrido, es de vital importancia que los empleados remotos tengan la misma información y la misma posibilidad de contribuir que los empleados que están en la oficina.

Las reuniones de video son de gran ayuda. Pero la colaboración efectiva requiere otras herramientas más allá de las videoconferencias. Una herramienta que necesitan y desean los empleados es la Whiteboard estándar, que permite intercambiar ideas de forma improvisada, hacer dibujos, tomar notas, etc. Desafortunadamente, la Whiteboard a menudo está ausente en las reuniones de video y los empleados la extrañan, afirma Andrew Hewitt, analista de Forrester.https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

Por qué las Whiteboards son fundamentales para la colaboración

Los equipos a menudo utilizan presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos para compartir información en reuniones y dirigir debates. Sin embargo, estos formatos no están optimizados para el tipo de intercambio de ideas no estructurado, fluido y no digital que prefieren las personas para explorar conceptos o un diseño visual.

Para el intercambio y la generación de ideas, las Whiteboards son la herramienta perfecta. Estas herramientas de colaboración pueden adoptar varias formas, como Whiteboards de borrado en seco, paredes que funcionan como Whiteboard e incluso paneles de vidrio. Resultan útiles para crear diagramas, ilustrar conceptos, realizar anotaciones de forma libre, organizar ideas en notas adhesivas, etc. Y cuando todos los asistentes están presentes en la misma sala, las Whiteboards funcionan bien. Pero, ¿qué pasa en las reuniones con miembros del equipo conectados de forma remota?

Limitaciones de los enfoques existentes en relación con la Whiteboard durante las reuniones de video

Quizás el problema número uno en relación con la Whiteboard durante las reuniones de video es que los asistentes remotos no suelen participar activamente, como lo hacen las personas que se encuentran en la sala. Los participantes remotos se sienten excluidos. Sus aportes y opiniones, aunque sean valiosos, no forman parte del debate.

Obviamente, esto no es intencional. El problema es que los organizadores de las reuniones han luchado por incorporar de manera efectiva la Whiteboard en las reuniones de video.

A veces, el organizador de una reunión apunta una cámara de videoconferencia o una cámara web a la Whiteboard, pero la persona que escribe en ella a menudo bloquea parte de la vista. Incluso cuando esa persona sale del encuadre, puede ser difícil leer la Whiteboard debido al tamaño de la imagen, al brillo de las luces y ventanas, o a una perspectiva inclinada desde el ángulo de la cámara.

A veces, las personas recurren a tomar fotos de la Whiteboard para compartir con los participantes remotos. Si las fotos se envían una vez finalizada la reunión, es demasiado tarde para que los asistentes remotos puedan contribuir. Si las fotos se envían durante la reunión, es posible que los participantes de la sala ya hayan seguido adelante para cuando los asistentes remotos puedan responder. Ninguna de las dos situaciones es ideal y ambas pueden perturbar el flujo creativo. Al final, los asistentes remotos solo ven colaborar a otras personas.

¿Qué pasa con las Whiteboards interactivas?

Un tercer enfoque que han adoptado las organizaciones es la adquisición de "Whiteboards interactivas." Estas pantallas digitales emulan la función de una Whiteboard tradicional o de borrado en seco. Cuando la persona que la usa está capacitada y familiarizada con la Whiteboard digital, puede ser una herramienta efectiva.

Sin embargo, debido al costo y la complejidad, es posible que las organizaciones pueden comprar solo una cantidad limitada de Whiteboards interactivas y colocarlas estratégicamente en la oficina. Por lo tanto, cuando los equipos necesitan explorar conceptos de forma espontánea, visualizar diseños o lanzar rápidamente una sesión de intercambio de ideas improvisada, es poco probable que vayan a buscar una Whiteboard interactiva, la lleven a la sala y averigüen cómo incorporarla a la reunión.

¿Existe otro enfoque?

Creemos que existe un mejor enfoque. La solución ideal al problema de cómo incorporar Whiteboards en las reuniones de video debe cumplir con los siguientes criterios:

  • Debería democratizar la experiencia de colaboración para garantizar que todos puedan contribuir libremente al debate.
  • Debería ser fácil de usar: cuanto más fácil, mejor.
  • Debería aprovechar un proceso existente, potenciando la familiaridad del uso de la Whiteboard para fomentar la adopción por parte de los usuarios.
  • Debería ampliar el ecosistema de su sala de reuniones y funcionar a la perfección con los otros dispositivos y aplicaciones de videoconferencia.
  • Debería instalarse de forma rápida y sencilla para poder implementarla ampliamente en las salas de reuniones de su organización.

Presentación de Logitech Scribe: Uso compartido de la Whiteboard sin esfuerzo para el lugar de trabajo híbrido

Cámara para Whiteboard Logitech Scribe

Cuando nos propusimos crear una herramienta de colaboración en línea para permitir que las personas compartieran las Whiteboards en las reuniones de video, comenzamos con la premisa de que la gran adopción por parte de los usuarios sería un KPI importante. Queríamos una solución que se sintiera natural e intuitiva para los participantes de la reunión. Debería permitir que todos los asistentes a la reunión participaran activamente en un intercambio de ideas colaborativo, ya sea en la sala o de forma remota.

Nuestra respuesta fue Logitech Scribe, una cámara para Whiteboard con tecnología de inteligencia artificial que lleva la Whiteboard a las reuniones de video. Integrada con Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms y otros servicios líderes de videoconferencia, Scribe transmite contenido de la Whiteboard en reuniones de video con una claridad excepcional. Con Scribe, incluso los participantes remotos pueden tener el mejor lugar en la mesa.

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