Cómo maximizar tu inversión en Microsoft Teams Rooms

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Cámara de conferencias Rally Bar mini con controlador táctil Tap

En los últimos años, la videoconferencia se ha expandido; y, actualmente, las grandes organizaciones gastan millones de dólares al año en licencias para servicios de videoconferencia. Una empresa con 10,000 licencias puede gastar entre $1,5 millones y $2,5 millones al año.Estas estimaciones se basan en los precios publicados para licencias de software individuales que oscilan entre $150 y $250 al año por usuario, para una organización con 10,000 usuarios. Los costos reales pueden variar. ¿Pero estas organizaciones están obteniendo el valor total de esa inversión? Si no es así, ¿qué pueden hacer para maximizar su ROI?

Esta es la realidad. Lo que gastas en software de videoconferencia, como por ejemplo, Microsoft Teams, es solo una pieza del rompecabezas. También estás invirtiendo en salas de reunión, herramientas de colaboración personal y gestión de TI:

  • Microsoft Teams Rooms requieren hardware de video: cámaras, altavoces, micrófonos y controladores.
 
  • Las personas necesitan prestaciones de audio o video, como cámaras web y auriculares.
 
  • Los administradores de TI necesitan la capacidad para administrar hardware y software de video con herramientas de gestión de dispositivos que brinden informes y acceso remoto.

 

Los dispositivos de la sala de reuniones, los auriculares personales y las cámaras web, y las aplicaciones para su gestión son fundamentales para la calidad y la experiencia de las reuniones de video en general. En este artículo, analizaremos las formas en que estas herramientas pueden ayudarte a aprovechar al máximo tu inversión en video colaboración. Nos centraremos en tres preguntas clave.

¿Estás optimizando los entornos de las salas de reuniones?

¿Los empleados pueden ingresar a cualquier sala e iniciar una reunión de videoconferencia de forma instantánea con un solo toque?

Una gran experiencia en la sala de reuniones alentará a los empleados a utilizar el software de videoconferencia y el equipo A/V que hayas comprado. A continuación, te brindamos cuatro pasos que puedes seguir para optimizar la experiencia en la sala de reuniones.

 

  • Agrega un controlador táctil. Un controlador táctil como Logitech Tap instalado en la pared o en la mesa de la sala de reuniones permite que los empleados simplemente toquen la pantalla para iniciar o unirse a una reunión. No hay más problemas para averiguar cómo comenzar la reunión.

 

  • Es compatible con cualquier aplicación de videoconferencia. Las salas de reunión suelen tener un software de videoconferencia predeterminado, como Microsoft Teams. Esto hace que unirse a las reuniones sea más rápido y fácil, excepto cuando necesitas utilizar un servicio diferente. Logitech Swytch resuelve este problema al permitir que cualquier persona conecte una laptop y se una a una reunión virtual o a un seminario web.
 
  • Optimiza el diseño de sonido. Quizás, hayas invertido en hermosos monitores de pantalla plana 4K para cada una de tus salas. Pero ¿cómo suenan? Considera una cámara de conferencias como Rally Bar con IA incorporada, denominada tecnología RightSound™, para nivelar automáticamente las voces fuertes y suaves, suprimir el ruido de fondo y continuar mejorando la calidad del sonido con el tiempo.
 
  • Agrega una pizarra a la reunión. Para el intercambio y la generación de ideas y la colaboración, las pizarras son la herramienta perfecta, pero los empleados tienen dificultades para usarlas de manera efectiva en las reuniones de video. Por eso, creamos Logitech Scribe, una cámara para pizarras con tecnología de inteligencia artificial que transmite el contenido de la pizarra en las reuniones de video con una claridad excepcional.

¿Estás apoyando a los empleados a distancia?

¿Los empleados tiene dispositivos de colaboración personal que los ayudan a sentirse más incluidos y presentes en cualquier reunión de video?

Antes de conectarse a una reunión de video, muchas personas se mirarán rápido al espejo. Es parte de la naturaleza humana. Todos queremos lucir y sonar lo mejor posible cuando salimos en video. Esto parece especialmente cierto cuando nos unimos de forma remota. 

Los empleados remotos también son sensibles a la idea de cumplir con la equidad. Estos trabajadores remotos quieren contribuir igualmente a la conversación. Para que eso suceda, la experiencia de la reunión debe sentirse tan natural para ellos como para aquellos que se encuentran físicamente presentes en la sala.

Teniendo en cuenta esos objetivos, aquí hay un par de pasos clave que puedes seguir para optimizar la experiencia de los empleados con los dispositivos de colaboración personal.

  • Ofrece periféricos de nivel empresarial. Durante el confinamiento, muchos empleados descubrieron algo que los encargados de TI ya saben. Los equipos de audio y video de nivel de consumidor no son ideales para el uso empresarial y no están optimizados para reuniones de video.

    Por el contrario, los auriculares Logitech incluyen funciones que los empleados desean, como silenciamiento automático y capacidades que TI desea, como certificaciones con los principales proveedores de software. Las cámaras web Logitech son mejores en cuanto a la resolución, los fotogramas por segundo, el campo visual y la calidad de la lente, así como en las integraciones con proveedores de software de video para reuniones sin problemas.

 

  • Proporciona un kit de herramientas para «trabajar desde casa». Lo que los empleados a distancia realmente quieren es un entorno que se asemeje lo más posible a la experiencia de la oficina. Una forma en la que TI puede ayudar a los empleados es al brindar un conjunto de herramientas para «trabajar desde casa» que incluya auriculares y una cámara web diseñados específicamente para tal fin, además de la combinación estándar de un mouse, un teclado y un monitor.

 

Al final del día, centrarse en la experiencia de los empleados generará mayores tasas de adopción de las videoconferencias y ayudará a justificar esa inversión.

Persona en la oficina usando auriculares para una llamada telefónica

¿Estás logrando que TI sea más eficiente?

¿Los administradores de TI pueden gestionar fácilmente las salas y los dispositivos desde cualquier lugar?

El tiempo que los administradores de TI dedican a implementar, administrar y prestar asistencia para dispositivos de videoconferencia y colaboración personal es otro gasto que debes incluir en tus cálculos del ROI.

Por ejemplo, cuando los empleados utilizan auriculares y cámaras web existentes que no están certificados con el servicio de videoconferencia estándar de su organización, la situación puede crear problemas para los empleados y dolores de cabeza para los responsables de TI. Como se mencionó anteriormente, proporcionar un kit de herramientas para el trabajo desde casa que incluya dispositivos aprobados y certificados puede reducir las solicitudes de asistencia y simplificar la ayuda si ocurren problemas.

A continuación, te brindamos tres pasos adicionales que puedes llevar a cabo para optimizar el rol de TI y minimizar la cantidad de tiempo que dedican los responsables de TI a las videoconferencias:

  • Implementa nuevos dispositivos de video. Puedes conectar una nueva generación de cámaras para conferencias llamadas «barras de video todo-en-uno» directamente al monitor de la sala y ejecutar el servicio de video en la nube en un dispositivo informático integrado. Con una cámara como Rally Bar (que cuenta con certificación para Microsoft Teams como dispositivo USB) menos componentes significa una instalación más rápida con un cableado mínimo.
 
  • Implementa una consola de administración para la gestión remota de los dispositivos. Con miles de salas y dispositivos para administrar, los administradores de TI deben ser lo más eficientes posible. Creamos Logitech Sync para que TI pudiera admitir implementaciones de video a gran escala con facilidad y, a la vez, minimizar las visitas a las instalaciones y la creación de tickets por problemas. Y todo desde una sencilla interfaz basada en el navegador.
 
  • Proporciona videos con instrucciones simples. Es sorprendente la cantidad de problemas que se pueden prevenir al distribuir un simple video de 30 segundos a los empleados.

 

Equipo de videoconferencias

Al final, una inversión en tecnología rara vez es un hecho aislado. Esto es, sin duda, lo que sucede con el video. Aunque la plataforma de videoconferencia que utilizas puede ser una de tus mayores inversiones, tu éxito depende de muchos otros factores, como la adopción del usuario, la experiencia en la sala de reuniones y el tiempo de TI. Tratar estas áreas puede ayudarte a garantizar la obtención del máximo valor de esa inversión.

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