Artículo: Optimización de espacios de reunión reducidos y salas pequeñas para videoconferencias

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OPTIMIZACIÓN DE ESPACIOS DE REUNIONES PEQUEÑOS PARA VIDEOCONFERENCIAS

Recomendaciones prácticas y asesoramiento para salas de reuniones pequeñas

Foto de entorno para videoconferencia dispuesto alrededor de una mesa pequeña

 

Repentinamente, las salas de reuniones pequeñas crecieron.

Con eso no queremos decir que han cambiado de tamaño. Los espacios de reunión reducidos están pensados para grupos pequeños, de hasta seis personas, aunque lo más habitual es que haya dos o tres. Eso tampoco ha cambiado. Lo que está cambiando es el número de salas pequeñas existentes.

Según la definición de los analistas Frost & Sullivan, un espacio de reunión reducido tiene entre 9-14 metros cuadrados y una capacidad para 4-6 personas. Hasta principios de 2020, había un 10% de espacios de reunión que entraban en la categoría de reducidos. Las proyecciones de Frost & Sullivan para 2024 estiman que alrededor de un 75% de las reuniones por video se celebrarán en espacios de reunión reducidos.

Si la empresa u organización para la que trabajas se está replanteando su estrategia de salas de reuniones y está creando muchos espacios pequeños, deberían tener en cuenta una serie de criterios relevantes. Estos espacios pequeños tienen requisitos específicos que los distinguen de las salas de conferencias grandes.

Selección de la cámara de videoconferencia adecuada

Probablemente los dos factores más importantes al seleccionar una cámara para videoconferencia sean el campo visual y el tamaño de la cámara.

En las salas de conferencias grandes, en las que normalmente hay una mesa larga y estrecha, puede haber gente sentada muy lejos de la cámara. Por el contrario, en espacios de reunión pequeños la gente tiende a concentrarse alrededor de la cámara y el micrófono . Se necesita una lente gran angular para garantizar que todos los participantes tengan cabida en el campo visual de la cámara. La adición de funciones de panorámica/inclinación contribuye a hacer visibles a todos los presentes para las personas en el otro extremo de la reunión por video.

Para espacios más pequeños se pueden usar cámaras más pequeñas, que deberían ser relativamente discretas. De incluirse, no hace falta que el micrófono y las bocinas integradas sean tan potentes. Una buena opción es una compacta cámara para conferencias todo en uno con bocinas integradas.

Alta calidad de sonido 

En una sala o espacio de tamaño pequeño, puede parecer apropiado optar por una simple cámara web. Pero hay que pensarlo bien. Las bocinas integradas en una cámara web, si es que las tiene, están diseñadas para una audiencia de una sola persona. En una reunión con seis participantes, eso podría ser un problema.

Las cámaras para conferencias de alta calidad también tienen componentes de audio optimizados para salas, a fin de asegurar que todos los participantes oigan bien y se les oiga igualmente bien. La nivelación automática y la supresión de ruido pueden hacer que las voces bajas se oigan tan bien como las altas. Otro componente útil es un micrófono de formación de haces, que capta con más precisión al hablante en un momento dado. Funciones de audio como éstas son especialmente importantes cuando el espacio de reunión es abierto y cabe la posibilidad de que haya ruido de fondo.

Gestión de la sala y el equipo

Al ir aumentando el número de salas de reuniones de tu organización, convendrá tener un modo fácil y eficiente de comprobar el estado de los dispositivos de hardware y las aplicaciones de software de esas salas.

Con ese fin, algunas organizaciones optan por un nuevo tipo de cámaras para conferencias denominadas "barras de video" o "dispositivos todo en uno" que pueden usarse como dispositivos autónomos. En lugar de conectarse a una computadora, estas cámaras se acoplan directamente al monitor que hay en la sala y ejecutan un servicio de video en la nube en su propio sistema operativo. Las barras de video son más fáciles de instalar y más sencillas de gestionar y actualizar que otros dispositivos de computación y video.

El uso de inteligencia artificial y análisis también se está introduciendo en la gestión de las salas. Estas tecnologías pueden aportar valiosos datos sobre qué salas se usan, cuáles no se aprovechan, cuántas personas participan en las reuniones, etc. Toda esa información puede servir para tomar decisiones más acertadas sobre los espacios de reunión y el uso eficiente de las instalaciones empresariales.

Resolución proactiva de problemas técnicos

Una forma de evitar complicaciones al equipo de TI y a los participantes en una reunión es comprobar remotamente el estado de la sala, para detectar posibles problemas antes de que los empleados tengan que llamar o crear un ticket para solicitar ayuda. Todavía mejor es recibir notificación inmediata si un dispositivo no funciona o es preciso actualizar el software.

Considera el uso de Logitech Sync, una aplicación gratuita que proporciona un panel fácil y claro de leer con el estado de todas las salas. Sync también te permite actualizar remotamente software y firmware desde cualquier sitio.

Cómo simplificar la experiencia de los empleados

En lo que respecta a los empleados que participan en las reuniones, la experiencia debería resultarles tan simple como sea posible. Lo que quieren son herramientas de reunión fáciles de usar, intuitivas y bien diseñadas. Una experiencia de uso satisfactoria aumenta la tasa de adopción y ayuda a asegurar el éxito de las implementaciones.

Para lograr ese objetivo, una posibilidad es instalar consolas que permitan a los empleados comenzar y finalizar una reunión con una sola pulsación. Los controladores de sala más recientes incluso permiten usar la voz para una experiencia manos libres. Suele ser posible montarlos en la pared, para ahorrar espacio y mantener las mesas despejadas.

Los empleados también desean flexibilidad. Aunque tu organización haya elegido un proveedor de video en la nube para todas sus salas de reuniones, habrá ocasiones en que los empleados tengan que participar en reuniones convocadas por asociados o compañeros que usan otras aplicaciones de video. Con un producto como Logitech Swytch, los empleados de tu organización podrán situarse en un espacio de reunión, conectar su propia laptop y realizar presentaciones o streaming usando cualquier servicio de video en la nube.

Optimización del entorno de la sala

Al diseñar o seleccionar un espacio para reuniones, dedica un tiempo a analizar factores como los siguientes: 

  • Iluminación, tanto natural como artificial

  • El color de las paredes y el mobiliario

  • Tipos de ventanas y puertas, y su efecto en la iluminación y la privacidad

  • Decoración, plantas y otros objetos visibles al fondo

  • Otras características de las salas, por ejemplo, los materiales de construcción


Para obtener más información sobre cómo configurar y organizar espacios de videoconferencia en áreas pequeñas y salas de conferencias grandes, consulta nuestra guía para salas en Logitech.com.

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