Prácticas recomendadas y sugerencias para el montaje de videoconferencias

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Pantalla

La pantalla o monitor es el punto central de cualquier videoconferencia. Su ubicación en el lugar de reuniones es clave para las personas que se encuentran en la sala y para los participantes remotos.

Cantidad de pantallas

CANTIDAD DE PANTALLAS

  • En el caso de espacios y salas de reuniones pequeñas es suficiente contar con una única pantalla plana.

  • Para salas más grandes, considera instalar dos pantallas: en una puedes mostrar a los participantes remotos, y en la otra, el contenido que va a compartir.

  • Las cámaras se ubican por lo general por debajo o por encima de la pantalla; en el caso de pantallas dobles, ubica la cámara a la altura de los ojos entre los dos monitores.

Consola con equipo para realizar videoconferencias y monitores dobles.

Tamaño de la pantalla

Tamaño de la pantalla

  • Si usas una sola pantalla, debe ser lo suficientemente grande como para mostrar tanto el video de la cámara como el video de contenido a una resolución en la que el texto se mantenga legible

  • Cómo determinar el tamaño de pantalla ideal:

    • Mide la distancia entre la pared donde se instalará la pantalla y la ubicación del asiento más alejado de esa pared.

    • Divide en 4 la distancia hasta la posición más alejada; esta es la altura mínima recomendada de la pantalla.

    • Multiplica la altura de la pantalla por 1,8 para determinar el tamaño de la diagonal, que es la dimensión indicada para los tamaños de pantalla.

Barra de video debajo de la pantalla de TV para videoconferencias.

Opciones de montaje

Opciones de montaje

  • Ten en cuenta la ubicación de la cámara al instalar las pantallas. Idealmente, tanto la pantalla como la cámara deben estar aproximadamente a la altura de los ojos o ligeramente por encima de esta para los participantes sentados

  • La altura de los ojos es una medida relativa al tipo de los asientos de la sala: para asientos estándar es entre 116-127 cm, en promedio

  • Las pantallas dobles se pueden colocar en forma horizontal o vertical; para el montaje horizontal, coloca las pantallas de modo que el centro de la mesa se alinee con el espacio entre las dos pantallas

  • Una ventaja adicional de usar dos pantallas es que permite la colocación de una cámara PTZ a la altura de los ojos entre las dos pantallas.

  • Al colocar la cámara por encima de una sola pantalla, la parte inferior de la pantalla debe estar lo más cerca posible de la altura de la superficie de la mesa.

Monitores dobles con equipo para videoconferencias entre los dos monitores.

Carros móviles

Carritos móviles para pantalla

  • Los carritos móviles para pantalla pueden agregar portabilidad y flexibilidad, lo que permite que las videoconferencias se realicen en diferentes ubicaciones

  • Utiliza carritos móviles para crear salas de talleres o espacios de brainstorming en áreas abiertas, fuera de las salas de reunión, donde se pueden reunir grupos pequeños para video colaboración ad hoc

  • Los carritos fijos pueden ser una buena opción en espacios donde no es práctico o no es posible instalar permanentemente pantallas y otros dispositivos

  • Fija los dispositivos al carrito mediante conectores de seguridad Kensington y conectores de seguridad opcionales para cajones y puertas

Carro de pantalla móvil en una configuración de sala para talleres

Configuración de video

Configuración de video

  • Revisa la configuración de cada pantalla durante la instalación, incluida la resolución de pantalla, la saturación de color y el brillo/contraste

  • Las pantallas a menudo tienen configuraciones predeterminadas que intentan optimizar el video y el audio para la televisión; estas configuraciones deben estar deshabilitadas o configuradas en el nivel más bajo, cuando no sea posible deshabilitarlas

  • Si hay una etiqueta de ajuste de video llamada “modo de juego”, esta generalmente brinda el mejor rendimiento junto con el menor procesamiento.

Seis personas en una configuración para videoconferencias.

Pantallas interactivas

Pantallas interactivas

  • Para una mejor colaboración, es posible que te convenga utilizar pantallas de video con capacidad táctil (o pantallas interactivas)

  • Selecciona pantallas interactivas para brainstorming y para usar como pizarras; para digitalizar notas, ilustraciones y otros trabajos; y para guardar sesiones colaborativas

  • Hay múltiples plataformas de reunión de video basadas en la nube que admiten pantallas interactivas para anotaciones en tiempo real, para compartir contenido y controlar las reuniones.

Monitor grande con cámara de videoconferencia.

CÁMARA

La cámara de conferencias debe colocarse a una altura, una distancia y un ángulo visual que permitan que los participantes remotos vean a todas las personas que se encuentran en la sala y así la experiencia sea excelente para los participantes remotos de la reunión. Las cámaras para conferencia de nivel empresarial suelen incluir una resolución 4k HD, un amplio campo visual y funciones de giro/inclinación/zoom (PTZ).

Ángulo y altura

Vista del lado derecho de la Rally Bar montada en la pared sobre un monitor.

Ángulo y altura

  • De ser posible, ubica la cámara a la altura de los ojos para proporcionar una orientación más natural para la colaboración cara a cara.

  • El rendimiento de video puede disminuir si la cámara se coloca muy alta o muy baja respecto de los participantes de la reunión.

  • Cuando no sea posible colocar la cámara a la altura de los ojos, por ejemplo, cuando esté instalada encima o debajo de una sola pantalla, selecciona una cámara con rotación e inclinación motorizados para poder ajustar el ángulo de visión.

Cobertura de la sala

Sala de videoconferencia simulada que describe el campo visual de cobertura de la sala en función del espacio para sentarse.

Cobertura de la sala

  • La cobertura de la sala se refiere al área dentro de una sala que puede captar una cámara y un micrófono de manera efectiva; la "cobertura total de la sala" es la capacidad de la cámara y el micrófono de capturar toda la sala.

  • Asegúrate de lograr la cobertura total de la sala: elige una cámara con un campo de visión apropiado para el espacio y los asientos dentro de cada sala.

  • Selecciona mesas semicirculares o más anchas en su extremo más cercano a la cámara para garantizar que se incluyan más personas en el campo visual de la cámara.

Cámaras para salas pequeñas y medianas

Sala de conferencias pequeña a mediana con una Rally Bar montada debajo del monitor.

CÁMARAS PARA SALAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS

  • Hoy en día, más organizaciones están optando por barras de video todo-en-uno para salas pequeñas y medianas.

  • Ahorra espacio con una cámara de conferencias compacta todo-en-uno con altavoces integrados (como Rally Bar y Rally Bar Mini).

  • Asegúrate de tener en cuenta el campo visual: una lente gran angular garantiza que los participantes puedan ver a todas las personas dentro de los estrechos límites de una sala más pequeña.

  • Simplifica la instalación: una barra de video tiene menos componentes y cables, lo que hace que la instalación sea más rápida y más ordenada.

Cámaras para salas grandes

Configuración de sala grande con un equipo de videoconferencias para salas grandes, ubicado debajo del monitor, sobre una consola.

CÁMARAS PARA SALAS GRANDES

  • Es fundamental contar con funciones como enfoque automático, rotación, inclinación y zoom en salas grandes.

  • La cámara de conferencias debe tener la capacidad de enfocarse en el participante activo y mantener a esa persona a la vista si, por ejemplo, se pone de pie y escribe en una pizarra.

  • La combinación de PTZ con inteligencia artificial permite que una cámara mueva automáticamente la lente y ajuste el zoom mientras las personas se desplazan.

Cámaras para pizarra

Vista del lado derecho de la Rally Bar montada en la pared sobre un monitor.

Cámaras para pizarra

  • La pizarra es una herramienta perfecta para el intercambio de ideas y la colaboración en equipo, y casi todos los espacios de reunión cuentan con una (o más).

  • Sin embargo, integrar pizarras en una reunión de video ha sido un desafío.

  • Las nuevas cámaras para pizarra diseñadas específicamente para este propósito resuelven este problema y, al hacerlo, crean reuniones más equitativas.

MICRÓFONOS Y ALTAVOCES

Computación

Para ejecutar una videoconferencia se requiere un dispositivo informático, pero hay diferentes formas de integrar la computadora en la sala de reuniones.

Dispositivo de video

Barra de video debajo de la pantalla de TV para videoconferencias.

Dispositivo de video

Un dispositivo de video (generalmente una barra de video) funciona como un “dispositivo todo en uno” con su propia plataforma de cómputo, y requiere menos componentes, cables y puntos de conexión. Por lo tanto, la configuración es más simple y el precio de compra y el costo total de propiedad (TCO, por su sigla en inglés) son generalmente más bajos. Pueden existir limitaciones con respecto a las aplicaciones de video que se pueden ejecutar en el dispositivo.

Computadora dedicada

Monitores dobles con equipo para videoconferencias entre los dos monitores.

Computadora dedicada

Para ejecutar el software de video se instala de manera permanente en la sala de reuniones un dispositivo de computación por separado (generalmente una mini PC). Este modelo es más familiar para los administradores de TI y les permite estandarizar de acuerdo con su fabricante de PC preferido. La configuración y la administración pueden ser más complejas ya que el video y la PC a menudo se administran por separado.

BYOD (Trae tu propio dispositivo)

BYOD (Trae tu propio dispositivo)

Un organizador de reuniones trae y conecta su computadora portátil al sistema de videoconferencia de la sala de reuniones, generalmente a través de un cable USB, y ejecuta la aplicación de video en la computadora portátil.

  • Cada enfoque tiene sus ventajas, y los diseñadores de salas de reunión deben considerar la flexibilidad, la facilidad de uso y las necesidades a largo plazo de la organización al elegir un modelo informático.

  • Para lograr una máxima flexibilidad, Logitech Swytch permite que los participantes de la reunión pasen rápidamente del dispositivo informático de la sala a una laptop y sean asistentes o presentadores a través de cualquier servicio de video en la nube.

Colocación

Pantalla de videoconferencia con consola que muestra los productos Rally

Colocación

  • En salas con un dispositivo informático independiente, puedes colocar el dispositivo debajo de la mesa o detrás de la pared en la que está montada la pantalla.

  • Coloca el dispositivo informático cerca de la pantalla para que esté cerca de la toma de corriente, Ethernet y otros componentes a los que se conecta el dispositivo informático

  • Dado que se requiere una buena conexión a Internet que sea estable para realizar videollamadas de calidad, es preferible una conexión Ethernet por cable en vez de Wi-Fi.

CONTROLADOR TÁCTIL

Un controlador táctil para la sala de reunión ofrece una forma simple y conveniente para que los empleados inicien, finalicen y programen reuniones.

  • Instala de forma segura el controlador táctil en la mesa o en una pared cerca de los participantes de la reunión.

  • Para sujetar de forma segura el controlador táctil a una mesa, usa una base de montaje y un pasacables de mesa, y pasa el cableado por debajo de la mesa hasta el suelo.

  • Algunos controladores táctiles como Logitech Tap usan un cable USB para conectarse a un dispositivo informático o un dispositivo de video, un cable HDMI opcional para permitir el intercambio de contenido y un cable de alimentación separado.

  • Otros controladores táctiles, como el nuevo Logitech Tap IP, usan un solo cable Power over Ethernet para conectarse a la red y la reunión, y para obtener alimentación.

Controlador táctil Tap

PANELES DE PROGRAMACIÓN

Controlador táctil Tap IP

Para ayudar a los empleados a encontrar rápidamente su reunión o una sala disponible, las organizaciones han comenzado a agregar un panel de programación a distintas salas de reunión.

  • Considera las diversas superficies para colocar el panel de programación y las herramientas y el hardware necesarios para facilitar la instalación.

  • Algunas superficies, como los parteluces de acero o aluminio, pueden requerir asistencia más especializada o permisos para perforar y montar.

  • Asegúrate de que el panel de programación esté instalado a una altura y de una manera que cumpla con la accesibilidad y que se pueda leer desde una variedad de alturas, incluso para quienes usan sillas de ruedas.

  • Algunos paneles de programación, como Logitech Tap Scheduler, incluyen componentes de montaje y hardware de instalación para garantizar una instalación rápida, fácil y segura.

Cables + Conexiones

No descuides la importancia de la organización de los cables: una mezcla desordenada de cables puede afectar negativamente la experiencia del usuario. La organización inteligente de cables es, o debería ser, una característica de las soluciones para salas de nivel empresarial.

Pasacables de mesa

Pasacables de mesa

Utiliza pasacables de mesa para pasar los cables de los dispositivos y las conexiones que se encuentran sobre la mesa hacia abajo de forma prolija, tanto para mantener una superficie despejada como para ocultar componentes, como un dispositivo informático, debajo de la mesa.

Pasacables de mesa para lograr que los cables pasen de forma prolija hasta el lado inferior.

Holgura de los cables

Holgura de los cables

  • Asegura los cables mecánicamente para reducir la tensión de los cables y sus conexiones a los dispositivos.

  • La reducción de tensión de los cables es especialmente importante para los dispositivos que se mueven, como los controladores de la sala de reunión que se colocan sobre una mesa.

  • Cuando instales tramos de cables, recuerda dejar espacio en el recorrido para permitir el movimiento de los dispositivos cuando sea necesario

Conductos

Conductos

  • Instala conductos abajo del suelo, por encima de un techo suspendido o atrás de la pared, para pasar cables desde diferentes partes de la sala hasta los dispositivos requeridos.

  • Cumple con las normas de construcción y de incendios obligatorias

  • Los cables con clasificación “plenum” tienen un aislamiento especial resistente a las llamas y con baja emanación de humo, y generalmente se aconseja su uso en conductos y espacios de tratamiento de aire.

  • Los conductos tienen capacidad para albergar una cantidad fija de cables

Sala pequeña con pieza de montaje en pared para Tap

Canaletas

Canaletas

  • Cuando no haya espacio para conductos ocultos, se pueden usar canaletas en el suelo para pasar los cables entre la pared y la mesa y reducir así el riesgo de tropezar.

  • Las canaletas son más prácticas que la instalación bajo la cubierta del suelo, ya que ofrecen mayor flexibilidad para agregar, quitar o modificar tendidos de cables

Sala de reuniones

Retención de cables

Retención de cables

  • Las soluciones para salas y los componentes bien diseñados incluyen opciones de sujeción de cables que ayudan a reducir los inconvenientes (y los tickets de TI) ocasionados por cables sueltos o desconectados.

  • Si hay tomas de corriente o Ethernet instaladas en el suelo, puede ser conveniente usar bridas para fijar los conectores y los cables de alimentación a las patas de la mesa

  • Se pueden adoptar diversas soluciones, como abrazaderas, velcro y bridas, disponibles a través de proveedores externos.

Reverso de la toma, donde se muestra la fijación de cables

Alargadores de cables

Alargadores de cables

Si es necesario en los lugares de reunión más grandes, usa extensores de cables para poder conectar dispositivos que se encuentran lejos.

Alargador de cable para cables de categoría 5e

ASISTENCIA

CONEXIÓN