Cómo una estrategia basada en datos puede ayudarte a maximizar la eficiencia del espacio de oficina

La verdad es que la mayoría de las empresas no están pensando activamente en sus espacios de trabajo de esta manera. No se plantean preguntas como: «¿Cómo puedo aprovechar al máximo cada escritorio y cada sala de mi oficina?». Todavía no, al menos.

Como resultado, las organizaciones están luchando por acomodar a todo el mundo en la oficina o no logran atraer una presencia constante allí. Si a esto le sumamos las fluctuaciones diarias en la asistencia, las organizaciones se encuentran con un rendimiento inferior al esperado tanto en términos de experiencia laboral como de eficiencia en el lugar de trabajo.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas comprender mejor las necesidades de sus oficinas y convertirlas en centros de colaboración perfectamente optimizados? Es sencillo: sigue los datos.

Tasa de utilización: La métrica clave para el uso óptimo del espacio de trabajo

Antes de comenzar a optimizar tu espacio de oficina, es importante comprender los parámetros que definen la eficiencia del espacio de trabajo. Con ese conocimiento, puedes establecer un sistema para supervisar, medir y actuar en función de esos datos.

Ahora bien, cada oficina es diferente, pero todas las organizaciones tienen (o deberían tener) el mismo objetivo: aprovechar al máximo su espacio de oficina. Pero aunque puedas considerar que la distribución de tu oficina es la combinación ideal de espacio para escritorios, salas de reuniones (de distintos tamaños) y áreas de colaboración abiertas, la única forma de comprobarlo realmente es supervisando el uso del espacio. Para ello, hay que medir la tasa de utilización.

Esto te permite supervisar el uso de las habitaciones a lo largo del día, independientemente de si se han reservado o no. También te permite supervisar la ocupación de las salas de reuniones*, para que puedas conocer detalles más precisos, como el tamaño habitual de las reuniones en salas concretas.

*Fuera del horario de las reuniones, todas las cámaras Rally y Logitech Spot pueden detectar la presencia de personas, pero solo Rally Bar y Rally Bar Mini pueden contarlas.

Además, con los dispositivos Spot y Rally Board 65, puedes recopilar datos tanto sobre el estado de la sala (por ejemplo, partículas en suspensión, niveles de CO2, temperatura, humedad) como sobre la energía de la sala (por ejemplo, temperaturas interiores y exteriores, radiación solar, ventilación). A continuación, utilizamos estos datos para generar puntuaciones sobre el estado y el consumo energético de las habitaciones, con el fin de ayudarte a optimizar el ambiente interior y la eficiencia energética.

Cómo supervisar tus datos y ponerlos a trabajar

Capturar los datos correctos es solo una pieza del rompecabezas. El siguiente paso es encontrar una ubicación central para almacenar y analizar esos datos, de modo que puedas realmente aprovecharlos. Entra en Logitech Sync.

Logitech Sync proporciona un único repositorio de datos para todos los dispositivos Logitech integrados, lo que te ayuda a ver exactamente cómo se utiliza cada habitación y cada escritorio. Estos datos pueden ayudarte a realizar un seguimiento detallado de las tendencias de utilización y ofrecerte la información necesaria para tomar decisiones fundamentadas sobre la optimización del espacio de trabajo.

Por ejemplo, Sync Insights puede señalar niveles constantemente altos de CO2 en una habitación en particular. Para ayudarte a equilibrar eso (y eliminar la somnolencia resultante), Sync puede recomendarte que aumentes la ventilación de la habitación. Del mismo modo, Sync Insights puede identificar las habitaciones que se calientan con frecuencia y ofrecer recomendaciones, como bajar la temperatura del termostato para reducir el consumo de energía.

Sync también facilita la integración de tus datos de utilización con otras fuentes de datos a través de Sync Cloud API. Al combinar fuentes de datos, puedes obtener información más detallada sobre la eficiencia de la oficina y realizar los cambios necesarios para que tu organización funcione sin problemas.

¿Cómo puedes aprovechar los datos de utilización para crear un espacio de oficina más eficiente?

La tasa de utilización puede darte mucha información sobre cómo utilizan tus empleados el espacio de la oficina. Pero esta información solo es valiosa si decides actuar en consecuencia. ¿Por dónde empezar? Te sugerimos que te centres en las tres áreas siguientes:

Perfecciona el diseño de tu oficina

El espacio de oficina sin usar es una de las formas más fáciles de tirar tu dinero por la ventana. Por lo tanto, la primera y más obvia forma de optimizar tu espacio de oficina es adaptándolo a tus necesidades específicas. Si el uso de los escritorios es constantemente bajo en ciertas áreas, considera convertir ese espacio en un espacio abierto para la colaboración.

Quizás los espacios de reunión se están utilizando más a menudo para llamadas con clientes o reuniones individuales que para reuniones de equipos grandes. Esto puede indicar la necesidad de instalar cabinas telefónicas en algún espacio menos utilizado.

Y si necesitas realizar un cambio a gran escala y reducir el tamaño de tu oficina, la utilización puede ayudarte a visualizar cómo debería ser tu espacio ideal. Quizás necesites menos salas de reuniones. Quizás necesites salas de reuniones de diferentes tamaños. Quizás solo necesites más flexibilidad.

En cualquier caso, las métricas de utilización pueden proporcionar el modelo que necesitas para diseñar (o rediseñar) tu espacio de oficina óptimo.

Establecer las políticas adecuadas

El hecho de que las métricas indiquen que tu espacio de oficina es ineficiente no significa que debas realizar cambios en el diseño. De hecho, algunos de los cambios más impactantes que puedes realizar pueden provenir simplemente de las políticas que establezcas.

Por ejemplo, las empresas que emplean un modelo de trabajo híbrido pueden experimentar picos en la utilización de escritorios y salas en determinados días. Al establecer una política que establezca cuándo pueden acudir a la oficina determinados equipos, puedes escalonar la asistencia para lograr una utilización más equilibrada.

Quizás hayas notado que hay días concretos en los que suelen celebrarse reuniones de equipos grandes. Para evitar quedarte sin salas de reuniones medianas y grandes esos días, puedes establecer una política que garantice que los equipos alcancen un número mínimo de asistentes, de modo que los equipos más pequeños no dejen sin espacio a los que realmente lo necesitan. Lo mejor es que puedes supervisar mediante sensores si los equipos cumplen esta política, ya que te muestran las cifras reales de asistencia.

Equipa tu espacio con el equipo adecuado

Aunque el diseño y las políticas de la oficina pueden ayudar a resolver muchas de las ineficiencias de tu oficina, a veces la utilización puede ser simplemente el resultado de que los espacios cuenten (o no cuenten) con las herramientas adecuadas para que los empleados realicen su trabajo de manera eficaz.

Por ejemplo, es posible que observes que equipos numerosos se reúnen con frecuencia en salas de reuniones más pequeñas cuando hay salas más grandes disponibles. Quizás sea una coincidencia, pero lo más probable es que esos equipos quieran utilizar la pizarra digital que solo ofrece la sala más pequeña.

Quizás tengas un número determinado de ratones y teclados ergonómicos disponibles en determinados escritorios que ves que siempre están ocupados. En lugar de ver cómo los empleados se pelean por el último ratón, puedes hacer que esos ratones estén más fácilmente disponibles en estaciones de trabajo adicionales.