Cómo una estrategia basada en datos puede ayudarte a maximizar la eficiencia del espacio de oficina

La pura verdad es que la mayoría de las empresas no están pensando activamente en sus espacios de trabajo de esta manera. No se hacen preguntas como: ¿cómo puedo maximizar el uso de cada escritorio y sala de mi oficina? Al menos, todavía no.

Como resultado, las organizaciones tienen dificultades para acomodar a todos en la oficina o no logran atraer una presencia constante allí. Añade a esto las fluctuaciones diarias en la asistencia y las organizaciones se encuentran rindiendo por debajo de lo esperado, tanto en términos de experiencia laboral como de eficiencia en el lugar de trabajo.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas entender mejor sus necesidades de oficina y convertir sus oficinas en centros de colaboración perfectamente ajustados? Simple: sigue los datos.

Índice de uso: La métrica clave para un uso óptimo del espacio de trabajo

Antes de que empieces a optimizar tu espacio de oficina, es importante que entiendas las métricas que definen la eficiencia del espacio de trabajo. Con ese conocimiento, puedes establecer un sistema para monitorizar, medir y actuar sobre esos datos.

Ahora bien, cada oficina es diferente, pero todas las organizaciones tienen (o deberían tener) el mismo objetivo: hacer un buen uso de su espacio de oficina. Pero aunque puedas ver la distribución de tu oficina como la combinación ideal de espacio de escritorio, salas de reuniones (de varios tamaños) y áreas de colaboración abiertas, la única forma de comprobarlo realmente es monitorizando el uso del espacio. Eso lo haces midiendo la tasa de utilización.

Esto te permite controlar el uso de la sala a lo largo del día, independientemente de si las salas estaban reservadas o no. También te permite controlar la ocupación de las reuniones*, para que puedas conocer detalles más precisos, como el tamaño habitual de las reuniones en determinadas salas.

*Durante los periodos sin reuniones, todas las cámaras Rally y Logitech Spot pueden detectar presencia, pero solo Rally Bar 2 puede contar personas.

Además, con los dispositivos Spot y Rally Board 65, puedes capturar datos tanto sobre el estado de la sala (p. ej., partículas en suspensión, niveles de CO2, temperatura, humedad) como sobre la energía de la sala (p. ej., temperaturas interior y exterior, radiación solar, ventilación). Luego utilizamos estos puntos de datos para generar puntuaciones de estado y energía de la sala que te ayuden a optimizar los entornos y la eficiencia energética de las salas.

Cómo supervisar tus datos y ponerlos a trabajar

Capturar los datos correctos es solo una pieza del rompecabezas. El siguiente paso es encontrar una ubicación central donde almacenar y analizar esos datos para que realmente puedas utilizarlos. Hace su entrada Logitech Sync.

Logitech Sync proporciona un repositorio único de datos para todos los dispositivos Logitech integrados, ayudándote a ver exactamente cómo se utiliza cada sala y escritorio. Estos datos pueden ayudarte a seguir de cerca las tendencias de utilización y ofrecerte la información que necesitas para tomar decisiones fundamentadas sobre la optimización del espacio de trabajo.

Por ejemplo, Sync Insights puede señalar niveles de CO2 constantemente altos en una habitación en particular. Para ayudarte a equilibrar eso (y eliminar la somnolencia resultante), Sync puede recomendarte que aumentes la ventilación de la habitación. Del mismo modo, Sync Insights puede identificar habitaciones que suelen estar calientes y ofrecer recomendaciones como bajar la temperatura del termostato para reducir tu consumo de energía.

Sync también facilita la integración de tus datos de utilización con otras fuentes de datos a través de Sync Cloud API. Al combinar fuentes de datos, puedes generar información más profunda sobre la eficiencia de la oficina y realizar los cambios necesarios para que tu organización funcione sin problemas.

¿Cómo puedes actuar sobre los datos de utilización para ayudarte a crear un espacio de oficina más eficiente?

La tasa de utilización puede decirte mucho sobre cómo tus empleados usan tu espacio de oficina. Pero esta información solo es valiosa si decides actuar en consecuencia. ¿Por dónde empezar? Sugerimos centrarse en las siguientes tres áreas:

Ajusta el diseño de tu oficina

El espacio de oficina sin usar es una de las formas más fáciles de tirar el dinero por la ventana. Así que la primera y más obvia forma de optimizar tu espacio de oficina es adaptándolo a tus necesidades específicas. Si el uso de los escritorios es constantemente bajo en ciertas áreas, considera convertir ese espacio en un espacio de colaboración abierto.

Quizás los espacios de reunión se estén utilizando por individuos para llamadas de clientes o reuniones individuales más a menudo que para grandes reuniones de equipo. Esto puede indicar la necesidad de instalar cabinas telefónicas en algún espacio menos utilizado.

Y si necesitas hacer un cambio a gran escala y reducir el tamaño de tu espacio de oficina, la utilización puede ayudarte a visualizar cómo debería ser tu espacio ideal. Quizás necesites menos salas de reuniones. Quizás necesites salas de reuniones de diferentes tamaños. Quizás solo necesites más flexibilidad.

En cualquier caso, las métricas de utilización pueden proporcionarte el plano que necesitas para diseñar (o rediseñar) tu espacio de oficina óptimo.

Establece las políticas adecuadas

Solo porque las métricas te digan que tienes un espacio de oficina ineficiente no significa que debas hacer cambios en el diseño. De hecho, algunos de los cambios más impactantes que hagas pueden provenir simplemente de las políticas que establezcas.

Por ejemplo, las empresas que emplean un modelo de trabajo híbrido pueden ver picos en la utilización de escritorios y salas en determinados días. Al establecer una política que indique cuándo pueden acudir a la oficina determinados equipos, puedes escalonar la asistencia para encontrar una utilización más equilibrada.

Quizás te des cuenta de que ciertos días son habituales para las reuniones de equipos grandes. Para evitar quedarte sin salas de reuniones medianas y grandes esos días, puedes establecer una política que asegure que los equipos alcancen un cierto umbral de asistentes para que los equipos más pequeños no ocupen el espacio que realmente necesitan los equipos grandes. Lo mejor es que puedes supervisar mediante sensores si los equipos cumplen esta política mostrándote las cifras de asistencia reales.

Equipa tu espacio con el equipo adecuado

Aunque el diseño y las políticas de la oficina pueden ayudar a resolver muchas de tus ineficiencias, a veces la utilización puede ser simplemente el resultado de que los espacios tengan (o no tengan) las herramientas adecuadas para que los empleados hagan su trabajo de forma eficaz.

Por ejemplo, puede que te des cuenta de que equipos grandes se reúnen frecuentemente en salas de reuniones pequeñas cuando hay salas más grandes disponibles. Quizás sea una coincidencia, pero lo más probable es que esos equipos quieran usar la pizarra digital que solo ofrece la sala pequeña.

Quizás tengas un número determinado de ratones y teclados ergonómicos disponibles en ciertos escritorios que notas que siempre están reservados. En lugar de ver cómo tus empleados se pelean por el último ratón, puedes hacer que esos ratones estén más disponibles en puestos de trabajo adicionales.