Construyendo un Lugar de Trabajo Más Inteligente: Cómo los espacios de oficina flexibles benefician a los empleados y a las empresas
Aborde los requisitos cambiantes del lugar de trabajo y de la fuerza laboral con tecnología innovadora y adaptable
Si preguntas a los líderes empresariales qué tecnología impulsará sus empresas en los próximos cinco años, la mayoría señalará la Inteligencia Artificial. Es una elección inteligente. Si se hace bien, puede aumentar la eficiencia, reducir las cargas administrativas y empoderar a los empleados para que se concentren en lo que mejor hacen. Pero hay otra inversión con el poder de transformar el lugar de trabajo de manera igualmente profunda: la inversión en el propio lugar de trabajo.
Un espacio de trabajo moderno, adaptable y diseñado con cuidado no solo apoya la productividad; inspira creatividad y atrae a las personas a la oficina. A través de tecnologías de trabajo flexibles e inteligentes, las organizaciones pueden ofrecer entornos laborales más saludables y experiencias elevadas para los empleados, maximizando al mismo tiempo el valor de los espacios de oficina.
¿Pero cómo?
Este artículo explora las formas en que están cambiando los lugares de trabajo y las fuerzas laborales, además de las tecnologías innovadoras que ayudan a las empresas a adaptarse. Desde superar los desafíos del trabajo flexible hasta desbloquear las oportunidades que proporcionan los espacios de trabajo más inteligentes, profundizaremos en las soluciones que pueden elevar tu lugar de trabajo y permitir que tu empresa prospere.
Una nueva realidad para los espacios de oficina
Hoy en día, simplemente proporcionar un escritorio y un ordenador para cada empleado no es suficiente. La forma en que llevamos a cabo las tareas, abordamos la asistencia a la oficina y interactuamos entre nosotros en un entorno empresarial ha cambiado para siempre.
Una encuesta reciente realizada en 11 países encontró que el 44% de las personas prefieren entornos de trabajo híbridos, el 39% quiere estar en la oficina a tiempo completo y el 17% prefiere el trabajo totalmente remoto. Las personas ahora eligen trabajos en función de la flexibilidad que ofrecen; algunos añoran los días de un horario de 9 a 5 en la oficina, mientras que muchos aceptarían un salario más bajo si pudieran seguir trabajando desde casa.
Esta diversidad en las preferencias puede hacer que el diseño del lugar de trabajo sea un desafío. Sin embargo, el acto de reunir a las personas en persona sigue siendo tan importante como siempre. La oficina debe ser un lugar atractivo y útil desde el que los empleados quieran trabajar. Deben poder completar tareas sin limitaciones y beneficiarse del tiempo pasado junto a sus colegas. La Encuesta sobre Tecnología en el Lugar de Trabajo de CCS encontró que más de la mitad de los empleados dijeron que la interacción social y un sentido de comunidad eran las ventajas más importantes de las oficinas corporativas. Mientras tanto, el 33% estaba preocupado de que un enfoque híbrido limitara su capacidad para construir relaciones laborales. Los empleados remotos a menudo pueden sentirse aislados, con un 43% informando de desconexión de su empresa, lo que les hace más propensos a buscar oportunidades en otros lugares.
Los espacios de oficina deben ser capaces de satisfacer las demandas modernas, ya sea que los empleados estén presentes ocasionalmente o todos los días. Por ejemplo, más del 50% de los empleados encuestados por Appspace dijeron que ir a la oficina "se siente como una pérdida de tiempo". Muchos afirmaron que sus oficinas no apoyaban la productividad y que había muy pocos colegas para colaborar de manera efectiva.
En resumen, un enfoque único para el diseño del lugar de trabajo ya no es viable. Las empresas deben priorizar la flexibilidad y la experiencia del empleado para desbloquear beneficios significativos hoy, además de la capacidad de adaptarse a medida que los requisitos del lugar de trabajo continúan evolucionando.
Lugares de trabajo diseñados para el trabajo moderno
En Logitech, estamos abordando las demandas laborales en evolución aprovechando los conocimientos basados en datos para reinventar nuestros espacios de oficina. El rediseño de nuestra oficina en San José se centró en crear espacios que inspiren productividad y apoyen la conexión humana, al tiempo que se acomoda el cambio hacia salas de reuniones más pequeñas, habilitadas para vídeo, y arreglos de escritorios flexibles. Basamos nuestro enfoque centrado en el ser humano en las lecciones aprendidas en nuestras otras oficinas globales, ayudando a abordar desafíos logísticos así como a mejorar el compromiso y la innovación.
La oficina de Logitech en San José ofrece una variedad de espacios de trabajo, incluyendo áreas de escritorios flexibles.
De manera similar, el Grupo Neiman Marcus (NMG) también ha adoptado la flexibilidad y el diseño centrado en el ser humano utilizando tecnología de Logitech. Su enfoque único vio cómo las tradicionales sedes corporativas eran reemplazadas por una red de centros enfocados en la colaboración. Al priorizar la equidad y la accesibilidad, NMG asegura que cada empleado, independientemente de su ubicación, tenga acceso a una experiencia laboral óptima. Su centro insignia en Dallas-Fort Worth redefine el diseño de oficinas convencional, dedicando el 70% de su espacio a la colaboración y el 30% a estaciones de trabajo individuales. Esta filosofía de "imán, no mandato" atrae a los empleados a la oficina por elección, creando un entorno que fomenta la productividad, la conexión y la flexibilidad.
Sin embargo, los requisitos cambiantes no solo afectan a las organizaciones que ofrecen trabajo remoto y flexible. Incluso aquellas que requieren asistencia al 100% en el lugar deben adaptar sus espacios de trabajo para asegurar que los empleados estén apoyados durante su jornada laboral. Para las grandes organizaciones, la escala y complejidad de esta tarea pueden hacer que la transición sea particularmente desafiante.
Tomemos a Amazon, por ejemplo. Un informe de Business Insider sobre su mandato de regreso al trabajo subraya las dificultades de restablecer operaciones de oficina a tiempo completo tras años de trabajo híbrido y remoto. En tales situaciones, los espacios de trabajo tradicionales pueden no ser capaces de satisfacer la demanda, con problemas que incluyen escritorios insuficientes, salas de reuniones y recursos limitados que hacen que el regreso a la oficina sea un desafío. Ilustra cómo incluso las organizaciones más grandes deben equilibrar cuidadosamente las expectativas y preferencias de los empleados con la eficiencia operativa.
Entonces, ¿cuáles son los próximos pasos?
Cómo las organizaciones pueden afrontar el desafío del lugar de trabajo
Para asegurar el éxito a largo plazo, las organizaciones deben repensar los espacios de oficina para satisfacer las necesidades actuales del negocio y de su gente.
Ya sea que trabajen de manera flexible o estén en la oficina todos los días, los empleados quieren que los espacios en los que trabajan les sirvan. Mucho antes de que el trabajo flexible y remoto se volviera prevalente, un estudio de Steelcase encontró que el 95% de los trabajadores necesitaban espacios tranquilos y privados, pero solo el 40% dijo que sus lugares de trabajo se los proporcionaban. La realidad es que la mayoría de los empleados requieren una variedad de entornos, incluyendo zonas tranquilas para una profunda concentración, escritorios disponibles para la productividad, áreas de reunión para discusiones rápidas y espacios más grandes y bien equipados para reuniones colaborativas.
En los entornos laborales dinámicos de hoy, la eficiencia y la conveniencia son esenciales. Las organizaciones deben ofrecer espacios de trabajo diversos y flexibles que se adapten a diferentes estilos de trabajo y hagan que las tareas diarias sean lo más simples posible, con la tecnología desempeñando un papel crítico en su mejora.
Características clave de lugares de trabajo más inteligentes
Sistemas de reserva de salas y escritorios eficientes para asegurar que los empleados puedan encontrar y reservar fácilmente los espacios que necesitan.
Tecnología de colaboración que se puede mover rápidamente entre espacios para atender diferentes necesidades de reunión.
Sensores de ocupación inteligentes que ayudan a gestionar eficazmente los espacios compartidos, liberando automáticamente las habitaciones no utilizadas para maximizar la disponibilidad y minimizar el desperdicio de recursos.
Sistemas de programación integrados para mantener a los empleados informados, mejorando su capacidad para coordinarse con los colegas y aprovechar al máximo su tiempo en la oficina.
En última instancia, un lugar de trabajo flexible debería ser precisamente eso. La idea no es simplemente implementar y olvidar, sino aprender y adaptarse. Las organizaciones tienen la responsabilidad de mantenerse al tanto de las tendencias y ajustar los espacios en consecuencia para garantizar los mejores resultados.
Enfoques para monitorizar y optimizar el lugar de trabajo
Recopilar información sobre el uso del espacio y de los dispositivos para identificar problemas o áreas de mejora.
Ajustando los espacios según las necesidades cambiantes, como los niveles de asistencia fluctuantes.
Monitorizando factores como la calidad del aire y el clima de las habitaciones o la eficiencia energética para promover entornos de trabajo más saludables y sostenibles.
Proporcionando a los equipos de TI herramientas para gestionar y monitorizar dispositivos en múltiples ubicaciones de oficina para garantizar la disponibilidad y efectividad de los espacios.
Ahora, veamos lo que eso significa en la práctica…
Redefiniendo el lugar de trabajo con espacios flexibles y escritorios flexibles
Los espacios flexibles y los escritorios flexibles han surgido como enfoques efectivos para abordar las necesidades cambiantes del lugar de trabajo.
Los escritorios flexibles son similares al "hot desking" y utilizan escritorios compartidos para optimizar eficazmente el espacio de oficina, especialmente en entornos de trabajo flexibles. Al permitir que los empleados encuentren rápidamente un lugar para trabajar en lugar de operar desde un escritorio permanente, los escritorios flexibles aseguran que se pueda atender la fluctuación de la asistencia mientras se maximiza el valor de la tecnología basada en la oficina.
Mientras tanto, los espacios flexibles no se limitan a los escritorios. Son espacios de colaboración grupal de concepto abierto que incluyen muebles y equipos modulares y móviles. Los espacios flexibles de múltiples propósitos pueden acomodar equipos de todos los tamaños, desde tres o cuatro personas hasta más de 20. Para agilizar el proceso de reserva y minimizar los conflictos de programación, los espacios flexibles pueden estar equipados con un panel de programación que permite a los empleados ver la disponibilidad de las habitaciones y reservar espacios en el momento o con antelación, ya sean salas habilitadas para vídeo o aquellas dedicadas a interacciones en persona sin tecnología adicional. Pero las salas fijas no siempre pueden adaptarse de manera que satisfaga las demandas de los lugares de trabajo actuales. La adaptabilidad es crucial, lo que hace que la capacidad de crear un espacio flexible de manera ad hoc sea una inversión esencial. Esto requiere soluciones flexibles, portátiles y todo en uno que puedan adaptarse sin esfuerzo a medida que las empresas crecen o ajustan sus distribuciones, integrándose sin problemas en espacios abiertos y salas pequeñas a medianas. Dispositivos como Rally Board 65 son ideales para la videocolaboración y la pizarra, pero lo suficientemente compactos para sesiones de lluvia de ideas, reuniones generales o salas de formación. Además de su flexibilidad, dispositivos todo en uno como estos pueden montarse en una mesa, pared o carrito y pueden ser trasladados de un lugar a otro. Esto significa que la tecnología de videocolaboración en una sala de reuniones puede ser rápidamente reutilizada para impulsar una reunión híbrida más grande en un espacio abierto de tamaño mediano.
La Rally Board 65 en un carrito puede ser fácilmente trasladada entre espacios.
Al implementar herramientas como estas, las organizaciones pueden crear entornos flexibles y funcionales que atraen a los empleados de vuelta a la oficina y empoderan a los empleados para trabajar de maneras que les convengan.
Simplicidad en la reserva de salas y escritorios
La eficiente reserva de salas y escritorios está en el corazón de una experiencia fluida en espacios flexibles. Para los escritorios flexibles, lo que se requiere típicamente es reservar con antelación (o ad hoc) y conectar un portátil para comenzar. Las salas y los espacios abiertos pueden reservarse de la misma manera, ofreciendo una conexión simple para portátiles o un dispositivo dedicado a través del cual se pueden unir a las reuniones. Sistemas de reserva como Reserva de escritorio de Logitech y Room Booking, disponibles con los planes de servicio Essential o Select de Logitech, permiten un mejor uso del lugar de trabajo y experiencias de reserva más simples. Logitech Sync reúne todas estas características mientras también desbloquea información sobre el uso y la monitorización y gestión remota para TI. Las herramientas interactivas también pueden ayudar a los empleados a reunirse y colaborar de manera más efectiva cuando están en el lugar. Soluciones como Logitech View permiten la navegación y reserva de oficinas al proporcionar una vista en tiempo real de las distribuciones de la oficina a través de una pantalla táctil. Esto proporciona una forma atractiva de encontrar escritorios, espacios e incluso compañeros de trabajo utilizando controles táctiles ampliables.
Logitech View y soluciones de Logitech siendo utilizadas en un escritorio flexible en un espacio de oficina abierto.
Automatización sin esfuerzo
Con soluciones inteligentes, integradas y flexibles, los lugares de trabajo no solo son más fáciles de navegar y más agradables para trabajar, sino que también son capaces de eliminar procesos manuales. Los sensores independientes o aquellos dentro de dispositivos pueden apoyar la automatización del lugar de trabajo que realiza acciones comunes automáticamente. Ahorros de tiempo únicos como estos pueden hacer que actividades estándar como reservar y liberar espacios sean fluidas. Por ejemplo, con Auto Book and Auto Release habilitado a través de una licencia Essential o Select, el proceso es tan simple como entrar o salir de una sala. Cuando se detectan personas en un espacio, se crea automáticamente una reserva. Cuando esas personas se van, la reserva se elimina. Esto funciona ya sea que la sala se esté utilizando para una reunión de vídeo o una sesión presencial.
Mientras que la reserva fluida y la automatización mejoran las interacciones diarias, los sensores y dispositivos inteligentes tienen un papel adicional pero igualmente importante que desempeñar en el lugar de trabajo moderno…
Acceso fácil a información sobre el espacio de oficina
Optimizar los espacios de oficina requiere información procesable para guiar las decisiones sobre el espacio de trabajo. Con datos precisos y en tiempo real, las organizaciones pueden identificar problemas y llevar a cabo una optimización del espacio más informada. La tecnología de lugar de trabajo inteligente, incluyendo soluciones con sensores integrados como el Rally Board 65, apoya esto al recopilar una amplia gama de información, desde la ocupación hasta factores ambientales. Entender qué espacios se utilizan (o se sobreutilizan) y cuáles no, puede ayudar a identificar problemas y proporcionar una imagen clara de los ajustes que mejorarán la eficiencia y la experiencia de los empleados. Mientras tanto, las mediciones del clima de la sala, la calidad del aire y el uso de energía equipan mejor a las organizaciones para detectar problemas y mejorar el bienestar y la sostenibilidad. Para una entrada más amplia y avanzada, sensores de presencia y ambientales dedicados como Logitech Spot pueden colocarse en salones, pods de reunión y cabinas telefónicas, así como en salas de reuniones estándar. Esto proporciona información precisa sobre la ocupación y el medio ambiente para apoyar la gestión de los espacios a lo largo del tiempo, incluso aquellos sin tecnología existente. El acceso a mediciones ambientales más detalladas, incluyendo niveles de CO2 y partículas en el aire, contribuye a mantener entornos de trabajo cómodos, productivos y saludables. Al combinar facilidad de uso con información procesable, estas herramientas elevan la experiencia en la oficina, asegurando que las empresas estén equipadas para adaptarse y que los empleados puedan prosperar en entornos de trabajo flexibles.
Sensor de ocupación y ambiental Logitech colocado en pods de reunión.
Adopte el lugar de trabajo moderno hoy
A través de un portafolio integrado de soluciones, software y servicios de un único proveedor, Logitech facilita la implementación de tecnología laboral que realmente marca la diferencia para sus empleados y su negocio. Entendemos que crear un lugar de trabajo verdaderamente flexible y eficiente requiere más que áreas abiertas y escritorios flexibles; exige herramientas inteligentes e intuitivas que empoderen a los empleados y optimicen los recursos de la oficina. Un lugar de trabajo más inteligente mejora la productividad y apoya la colaboración, haciendo que las oficinas sean un placer de visitar.
Al adoptar enfoques innovadores, aprovechar datos y desplegar las herramientas adecuadas, su negocio puede crear espacios flexibles y optimizados como estos. Un lugar de trabajo que no solo maximiza el valor de sus inversiones y se adapta a las necesidades cambiantes, sino que también empodera a sus empleados para prosperar, porque cuando los empleados están en su mejor momento, también lo está su negocio.
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