La lista definitiva para garantizar el futuro de tus inversiones en tecnología para el lugar de trabajo

Entonces, ¿cómo pueden las empresas impulsar la innovación y el crecimiento cuando las condiciones son todo menos estables?

La respuesta está en realizar inversiones en tecnología para el lugar de trabajo que estén pensadas para el futuro: flexibles, escalables y alineadas con los objetivos a largo plazo. Es una hazaña que no se puede lograr solo. Seleccionar proveedores que puedan adaptarse y crecer al ritmo de tu negocio puede marcar la diferencia entre el éxito y los costosos errores. 

Utiliza esta lista de verificación como marco para evaluar y priorizar tus inversiones en tecnología para el lugar de trabajo, equilibrando el costo, la resiliencia, la adaptabilidad y el valor general para la organización.

1. Evaluación holística del coste total de propiedad

• Acción: Calcula todos los costes directos e indirectos a lo largo del ciclo de vida, incluyendo la adquisición, la integración, las actualizaciones, el soporte técnico, el cumplimiento normativo, el fin de la vida útil y el coste de oportunidad.

• Descuido común: Presupuestar solo el precio inicial u omitir costes ocultos, como el tiempo de inactividad, las solicitudes de asistencia técnica, la formación, las actualizaciones complejas y los excesos de licencia.

• Ejemplo: PenTeleData utilizó la licencia Logitech Select para salas, asistencia técnica 24/7 y herramientas de software avanzadas para reducir el tiempo de instalación en cuatro veces, mejorar la experiencia del usuario y reducir los costes.

• Consejo: Actualiza periódicamente los modelos de TCO a medida que surjan nuevas necesidades empresariales, de integración o de los usuarios.

2. Alineación estratégica y multifuncional

• Acción: Involucra a los departamentos de TI, RR. HH., inmobiliario/instalaciones, finanzas y otras partes interesadas desde el principio en las decisiones de compra relacionadas con el lugar de trabajo para reducir los silos y el gasto redundante, y acelerar el éxito del proyecto. Alinear las inversiones con los objetivos colectivos del lugar de trabajo (productividad, compromiso, sostenibilidad).

• Descuido común: Forrester estima que el 86% de las compras B2B se estancan durante el proceso de compra. No incluir a partes interesadas como los equipos de adquisiciones o seguridad en las primeras fases del proceso suele provocar el incumplimiento de los objetivos de cumplimiento normativo, retrasos en las aprobaciones y costosas correcciones a posteriori.

• Ejemplo: Moderna ha fusionado recientemente sus equipos de RR. HH. y TI para adoptar una visión más holística de la experiencia en el lugar de trabajo. En una entrevista con Unleash en la que se abordó esta decisión, Tracey Franklin, directora de Recursos Humanos y Tecnología Digital de Moderna, explicó: «Las organizaciones que están preparadas para adoptar las líneas integradas entre las personas, los sistemas y el flujo de trabajo, y que invierten en alinear la cultura con la tecnología, pueden impulsar un cambio significativo en todo el sistema».

• Consejo: Pon en marcha soluciones de forma interfuncional y recopila información por adelantado para optimizar la escalabilidad y maximizar el valor entre departamentos.

3. Flexibilidad y amplia variedad de opciones

• Acción: Opta por la flexibilidad de la plataforma y las soluciones personalizables de una completa cartera compatible con los principales proveedores de tecnología y que funciona en diversos modos de implementación (certificada para Microsoft Teams, Zoom, Google Meet/funciona con Windows, Android/BYOD o Modo dispositivo autónomo).

• Descuido común: La dependencia de un proveedor y las opciones limitadas aumentan los retos, desde la incorporación hasta la integración y los futuros costes de cambio.

• Ejemplo: Microsoft Teams Rooms en Windows figura en la lista de productos aprobados (APL) de la Red de Información del Departamento de Defensa (DoDIN). Esta aprobación permite que las soluciones Logitech certificadas por Microsoft para Teams Rooms se implementen en entornos del Departamento de Defensa, cumpliendo con los requisitos de implementación seguros y conformes desde el primer día. Los dispositivos Logitech también funcionan con otras plataformas de videoconferencia y sistemas operativos líderes, lo que proporciona flexibilidad futura a medida que se aprueban productos adicionales de terceros.

• Consejo: Explora las posibilidades disponibles en cuanto a posibles rutas de migración, implementaciones modulares y opciones de incorporación robustas.

4. Eficiencia operativa y asistencia técnica

• Acción: Evalúa el mantenimiento, la asistencia del proveedor, la complejidad de las licencias, los gastos de gestión añadidos, las capacidades de automatización, los datos y la información de gestión, el aumento de la productividad, la facilidad de uso y otros factores para calcular con precisión el personal, las horas y el presupuesto necesarios a lo largo del tiempo.  

• Descuido común: Descuidar la gestión de los complementos y las cuotas de suscripción; no compensar los costes de personal con un mejor soporte técnico por parte de los proveedores. 

• Ejemplo: IDC prevé que las grandes empresas subestimarán los costes de infraestructura de IA hasta en un 30% hasta 2027.

• Consejo: Elige proveedores que ofrezcan asistencia global real las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y que cuenten con un historial probado de éxito con los clientes.

5. Capacidad de actualización, escalabilidad y gestión remota

• Acción: Evalúa la facilidad/coste de ampliar el número de usuarios o dispositivos, y la capacidad de actualizar de forma centralizada.

• Descuido común: El tiempo de inactividad de los dispositivos suele deberse a cables desconectados, un problema que se puede evitar fácilmente con una gestión adecuada de los cables. Las diversas opciones de cableado pueden reducir la duración de las instalaciones, garantizar la uniformidad de las salas y reducir el tiempo de inactividad. 

• Ejemplo: La nueva Rally AI Camera Pro de Logitech se puede instalar en una gran variedad de configuraciones de salas con USB o un único cable de categoría (con el kit de extensión Rally AI Camera), aprovisionamiento y gestión remotos con Logitech Sync, e integración con altavoces y micrófonos Logitech, soluciones audiovisuales profesionales y las principales plataformas de videoconferencia.

• Consejo: Da preferencia a los proveedores que ofrezcan vías de actualización sencillas a la tecnología generacional, que proporcionen una tecnología versátil y flexible que pueda estandarizarse o adaptarse fácilmente a muchos tipos de salas, y que ofrezcan un conjunto sólido de herramientas de gestión y aprovisionamiento.

6. Seguridad, cumplimiento normativo y preparación global

• Acción: Examina minuciosamente las certificaciones, el cumplimiento normativo (como el RGPD, el TAA o el NDAA) y la adaptabilidad global.

• Descuido común: La falta de preparación para el cumplimiento normativo supone un riesgo, ya que las regulaciones cambian en cuestiones como la privacidad de los datos, la seguridad empresarial, la inteligencia artificial, la cadena de suministro y la gobernanza medioambiental.

• Ejemplo: El 71% de las empresas del índice Global 500 utilizan Logitech¹, y confía en su presencia global y sus amplias alianzas para impulsar a las plantillas de organizaciones gubernamentales, instituciones financieras líderes, proveedores de atención sanitaria y otros. Con la confianza de millones de personas en todo el mundo, Logitech ha publicado sus Principios para una IA responsable, un plan que da forma al desarrollo y la implementación de las tecnologías de IA. 

• Emerald de Leeuw-Goggin, directora global de Privacidad y Gobernanza de IA en Logitech, dijo: Nuestro enfoque da prioridad a la transparencia, la responsabilidad, la protección de la privacidad y la seguridad, y la mitigación de los sesgos. Al adherirnos a estos principios, nos esforzamos por seguir ofreciendo innovaciones fiables y responsables. Nuestra postura proactiva en materia de IA responsable queda aún más patente por el hecho de ser uno de los primeros signatarios del Pacto Europeo sobre IA».

• Consejo: Verifica la capacidad de los proveedores para actualizar rápidamente el cumplimiento normativo, ofrecer una seguridad sólida y mantener alianzas globales sólidas.

7. Utiliza el ahorro, la longevidad y la sostenibilidad de la fase.

• Acción: Elige dispositivos diseñados desde cero para ser sostenibles, que ahorren energía durante su uso, tengan una vida útil más larga, registren datos medioambientales y puedan ayudar a alcanzar los objetivos de sostenibilidad.

• Supervisión: No tener en cuenta los indicadores de sostenibilidad puede dar lugar a una pérdida de ahorro en el consumo energético y aumentar el impacto de las emisiones de alcance 3 (adquisiciones). No tener en cuenta el ciclo de vida de un producto o el historial de actualizaciones over the top (OTP) de una empresa conlleva ciclos de renovación de dispositivos más cortos y costosos.

• Ejemplo: Los dispositivos con sensores ambientales, como Logitech Spot o Rally Board 65, se pueden instalar fácilmente en toda la oficina para permitir una automatización más inteligente del espacio de trabajo y recopilar información sobre el uso, la salud y la energía de las salas, con el fin de hacerlas más cómodas y eficientes desde el punto de vista energético. 

• Consejo: Para mejorar el valor a largo plazo, selecciona proveedores que den prioridad a la sostenibilidad (consulta el Informe de impacto sobre sostenibilidad 2025 de Logitech aquí).

8. Mitigación de los costes indirectos y de oportunidad

• Acción: Cuantifica el tiempo de inactividad (productividad perdida X número de empleados X salario por hora), la complejidad y los costes de no invertir.

• Supervisión: Subestimar el verdadero impacto de las interrupciones, los retrasos en la integración o el tiempo que los trabajadores podrían ahorrar con tecnología actualizada.

• Ejemplo: Welch LLP redujo el tiempo dedicado a la gestión de escritorios flexibles en un 90% y las solicitudes de asistencia técnica en un 50% gracias a Logi Dock Flex y Logitech Sync, que permiten una gestión centralizada, una asistencia automatizada y una fácil reserva de escritorios para los trabajadores.

• Consejo: Utiliza análisis y comentarios interfuncionales para detectar ahorros indirectos y costes de oportunidad de forma continua.

Aunque nadie puede predecir todos los cambios que se producirán en la tecnología o en la dinámica del lugar de trabajo, los responsables de TI pueden tomar decisiones informadas y resilientes que posicionen a los trabajadores, los equipos de TI y los responsables del lugar de trabajo para alcanzar un éxito duradero.

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