La guía definitiva para que tus inversiones en tecnología para el lugar de trabajo estén preparadas para el futuro

Entonces, ¿cómo pueden las empresas impulsar la innovación y el crecimiento cuando las condiciones son todo menos estables?

La clave está en invertir en tecnología para el lugar de trabajo que esté preparada para el futuro: flexible, escalable y en consonancia con los objetivos a largo plazo. Es algo que no se puede lograr solo. Elegir proveedores que puedan adaptarse y crecer al ritmo de la empresa puede marcar la diferencia entre el éxito y unos errores muy costosos. 

Usa esta lista de verificación como guía para evaluar y priorizar tus inversiones en tecnología para el lugar de trabajo, buscando un equilibrio entre el coste, la resiliencia, la adaptabilidad y el valor general para la organización.

1. Evaluación integral del coste total de propiedad

• Acción: Calcula todos los costes directos e indirectos a lo largo de todo el ciclo de vida, incluyendo la adquisición, la integración, las actualizaciones, el soporte técnico, el cumplimiento normativo, el fin de la vida útil y el coste de oportunidad.

• Errores habituales: Limitarse a presupuestar solo el precio inicial u omitir costes ocultos como el tiempo de inactividad, las incidencias de soporte técnico, la formación, las actualizaciones complejas y el exceso de licencias.

• Ejemplo: PenTeleData utilizó el sistema de licencias por sala Logitech Select, asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y herramientas de software avanzadas para reducir el tiempo de instalación a una cuarta parte, mejorar la experiencia del usuario y reducir los costes.

• Consejo: Actualiza periódicamente los modelos de TCO a medida que surjan nuevas necesidades empresariales, de integración o de los usuarios.

2. Alineación estratégica e interdepartamental

• Acción: Involucra a los departamentos de TI, RR. HH., Inmobiliario/Instalaciones, Finanzas y otras partes interesadas desde el principio en las decisiones de compra relacionadas con el lugar de trabajo para reducir los compartimentos estancos y el gasto innecesario, y acelerar el éxito del proyecto. Alinea las inversiones con los objetivos comunes del lugar de trabajo (productividad, compromiso, sostenibilidad).

• Errores habituales: Forrester estima que en el 86 % de los casos, las compras entre empresas se estancan durante el proceso de decisión. No contar con partes interesadas como los equipos de compras o de seguridad desde el principio del proceso suele provocar que no se alcancen los objetivos de cumplimiento, que se retrasen las aprobaciones y que haya que hacer correcciones costosas a posteriori.

• Ejemplo: Moderna ha fusionado recientemente sus equipos de RR. HH. y TI para adoptar una visión más integral de la experiencia en el lugar de trabajo. En una entrevista con Unleash sobre esta decisión, Tracey Franklin, directora de Recursos Humanos y Tecnología Digital de Moderna, explicó: «Las organizaciones que estén dispuestas a aceptar la integración entre las personas, los sistemas y el flujo de trabajo —y a invertir en armonizar la cultura con la tecnología— pueden impulsar un cambio significativo en todo el sistema».

• Consejo: Prueba soluciones de forma interdepartamental y recaba opiniones desde el principio para agilizar la ampliación y maximizar el valor entre departamentos.

3. Flexibilidad y amplia variedad de opciones

• Acción: Opta por la flexibilidad de la plataforma y las soluciones personalizables de una gama completa de productos, compatible con los principales proveedores de tecnología y que funciona en diversos modos de implementación (certificada para Microsoft Teams, Zoom y Google Meet; compatible con Windows, Android, BYOD o el modo dispositivo autónomo).

• Errores habituales: La dependencia de un proveedor y las opciones limitadas aumentan las dificultades, desde la incorporación hasta la integración, pasando por los futuros costes de cambio.

• Ejemplo: Microsoft Teams Rooms para Windows figura en la Lista de Productos Aprobados (APL) de la Red de Información del Departamento de Defensa (DoDIN). Esta certificación permite implementar soluciones de Logitech certificadas por Microsoft para Teams Rooms en entornos del Departamento de Defensa, cumpliendo así los requisitos de seguridad y cumplimiento normativo desde el primer día. Los dispositivos de Logitech también son compatibles con otras plataformas de videoconferencia y sistemas operativos líderes, lo que garantiza flexibilidad de cara al futuro a medida que se vayan homologando nuevos productos de terceros.

• Consejo: Descubre las posibilidades que hay en cuanto a rutas de migración, implementaciones modulares y opciones de incorporación sólidas.

4. Eficiencia operativa y asistencia

• Acción: Evalúa el mantenimiento, la asistencia técnica del proveedor, la complejidad de las licencias, los costes de gestión adicionales, las capacidades de automatización, los datos y la información de gestión, las mejoras en la productividad, la facilidad de uso y otros factores para calcular con precisión el personal, las horas y el presupuesto que se necesitarán a lo largo del tiempo.  

• Errores habituales: No tener en cuenta los gastos de gestión de complementos o las cuotas de suscripción; no compensar los costes de personal con un mejor servicio de asistencia por parte de los proveedores. 

• Ejemplo: IDC prevé que las grandes empresas subestimarán los costes de la infraestructura de IA en hasta un 30 % hasta 2027.

• Consejo: Elige proveedores que ofrezcan un servicio de asistencia global real las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y que cuenten con un historial probado de éxito con los clientes.

5. Posibilidad de actualización, escalabilidad y gestión remota

• Acción: Evalúa la facilidad y el coste de ampliar el número de usuarios o dispositivos, así como la posibilidad de actualizar el sistema de forma centralizada.

• Errores habituales: la indisponibilidad de los dispositivos suele deberse a la desconexión de los cables, un problema que se puede evitar fácilmente con una organización adecuada del cableado. Disponer de varias opciones de cableado permite reducir los tiempos de instalación, crear salas homogéneas y escalables y minimizar la indisponibilidad de los dispositivos. 

• Ejemplo: La nueva Rally AI Camera Pro de Logitech se puede instalar en todo tipo de configuraciones de sala mediante USB o un único cable de categoría (con el kit de extensión Rally AI Camera), permite la configuración y gestión remotas con Logitech Sync, y se integra con los altavoces y micrófonos de Logitech, soluciones audiovisuales profesionales y las principales plataformas de videoconferencia.

• Consejo: Da preferencia a los proveedores que ofrezcan vías de actualización sencillas a la tecnología de última generación, que proporcionen una tecnología versátil y flexible que se pueda estandarizar o ampliar fácilmente para muchos tipos de salas, y que ofrezcan un conjunto sólido de herramientas de gestión y aprovisionamiento.

6. Seguridad, cumplimiento normativo y preparación global

• Acción: Analiza las certificaciones, el cumplimiento normativo (como el RGPD, la TAA y la NDAA) y la adaptabilidad a nivel mundial.

• Errores habituales: La falta de preparación para el cumplimiento normativo supone un riesgo, ya que las regulaciones están cambiando en ámbitos como la privacidad de los datos, la seguridad empresarial, la inteligencia artificial, la cadena de suministro y la gobernanza medioambiental.

• Ejemplo: El 71 % de las empresas del índice Global 500 utilizan Logitech¹, y confían en su presencia global y sus amplias alianzas para equipar a las plantillas de organismos gubernamentales, instituciones financieras líderes, proveedores de servicios sanitarios y otras entidades. Con la confianza de millones de personas en todo el mundo, Logitech ha publicado sus «Principios para una IA responsable», que constituyen un marco de referencia que guía el desarrollo y la implementación de las tecnologías de IA. 

• Emerald de Leeuw-Goggin, directora global de Privacidad y Gobernanza de la IA en Logitech, dijo: «Nuestro enfoque da prioridad a la transparencia, la rendición de cuentas, la protección de la privacidad y la seguridad, y la reducción de los sesgos. Al seguir estos principios, nos esforzamos por seguir ofreciendo una innovación fiable y responsable. «Nuestra postura proactiva respecto a la IA responsable queda aún más patente por el hecho de que somos uno de los primeros firmantes del Pacto Europeo sobre la IA».

• Consejo: Comprueba que los proveedores sean capaces de actualizar rápidamente el cumplimiento normativo, ofrezcan una seguridad sólida y mantengan alianzas globales sólidas.

7. Ahorro en la fase de uso, durabilidad, sostenibilidad

• Acción: Elige dispositivos diseñados desde el principio pensando en la sostenibilidad, que ahorren energía durante su uso, duren más tiempo, recopilen datos medioambientales y puedan ayudarte a alcanzar tus objetivos de sostenibilidad.

• Supervisión: Si no se tienen en cuenta los indicadores de sostenibilidad, se pueden perder oportunidades de ahorro en el consumo energético y aumentar el impacto en las emisiones de Alcance 3 (aprovisionamiento). Si no se tiene en cuenta el ciclo de vida de un producto o el historial de actualizaciones excesivas (OTP) de una empresa, los ciclos de renovación de los dispositivos se acortan y resultan más costosos.

• Ejemplo: Los dispositivos con sensores ambientales, como el Logitech Spot o el Rally Board 65, se pueden instalar fácilmente por toda la oficina para permitir automatizaciones más inteligentes del espacio de trabajo y recopilar datos sobre el uso de las salas, el estado de las mismas y el consumo energético, con el fin de hacerlas más cómodas sin dejar de ser eficientes desde el punto de vista energético. 

• Consejo: Para aumentar el valor a largo plazo, elige proveedores que den prioridad a la sostenibilidad (consulta aquí el Informe de impacto de sostenibilidad de Logitech para 2025).

8. Reducir los costes indirectos y de oportunidad

• Acción: Calcula el tiempo de inactividad (productividad perdida × número de empleados × salario por hora), la complejidad y los costes de no invertir.

• Supervisión: Subestimar el verdadero impacto de las interrupciones del servicio, los retrasos en la integración o el tiempo que los trabajadores podrían ahorrar con una tecnología más avanzada.

• Ejemplo: Welch LLP redujo el tiempo dedicado a la gestión de los puestos de trabajo flexibles en un 90 % y las incidencias de TI en un 50 % gracias a la reserva de puestos y a Logitech Sync, que permite una gestión centralizada, asistencia automatizada y una reserva sencilla de puestos para los empleados.

• Consejo: Utiliza los datos analíticos y los comentarios de los distintos departamentos para identificar de forma continua los ahorros indirectos y los costes de oportunidad.

Aunque nadie puede predecir todos los cambios que se producirán en la tecnología o en la dinámica del lugar de trabajo, los responsables de TI pueden tomar decisiones fundamentadas y resilientes que preparen a los trabajadores, a los equipos de TI y a los responsables del lugar de trabajo para un éxito duradero.

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