Abilita la pianificazione intuitiva delle sale riunioni per la tua azienda

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Illustrazione dell’evoluzione del lavoro che va da un cavernicolo a un impiegato

Dalle infinite file di scrivanie dei primi uffici fino al modello di lavoro ibrido odierno, passando per i cubicoli degli anni '80, l'IT si è sempre concentrato sulla rimozione dei problemi per una collaborazione migliore tra i team.

Trovare e avviare le riunioni dovrebbero essere operazioni senza alcun problema per i dipendenti. Vagare tra i corridoi alla ricerca di una sala conferenze vuota o scoprire che una sala prenotata in precedenza è già occupata sono possibili cause di ritardo nell’inizio delle riunioni e spreco di risorse preziose. Poiché i luoghi di lavoro si trasformano in centri di collaborazione dinamica, l’IT necessita di una soluzione intuitiva e facile da implementare per mostrare in modo immediato la disponibilità delle sale.

Nessun dipendente dovrebbe sprecare tempo vagando alla ricerca della giusta sala conferenze, ma come può essere d’aiuto l’IT? Un foglio per le prenotazioni affisso alla parete non sarà sufficiente né, sicuramente, sarà utile per le riunioni ibride.

Anche il modo in cui i dipendenti usano le sale riunioni è cambiato: un decennio fa, le sale riunioni erano raramente dotate di funzionalità video e la maggior parte delle riunioni avveniva completamente in ufficio. Nel corso degli anni, gli strumenti per videoconferenze hanno iniziato a comparire in alcune sale riunioni, ma non in tutte.

Adesso che il lavoro ibrido rappresenta la norma e non più l’eccezione, ogni spazio per riunioni deve essere attrezzato per la pianificazione intuitiva delle sale.

Nella ricerca di una soluzione, potresti aver già provato a combinare complicati pannelli di pianificazione della sala con tablet di livello consumer, come gli iPad, con risultati deleteri in quanto non sono progettati per tali attività. Con l’evoluzione di esigenze e tecnologia della forza lavoro, anche il processo di ricerca e pianificazione delle riunioni deve evolversi.

Illustrazioni di un corridoio con molte sale con punti interrogativi sulle porte

Una pianificazione non intuitiva delle sale danneggia tutti

Immagina il responsabile marketing del team chiedere a un dipendente di partecipare a una videochiamata all'ultimo minuto per discutere di un progetto delicato. Il dipendente ha bisogno di trovare velocemente una sala conferenze dotata di funzionalità video libera, senza aver prima prenotato. Forse l’unica guida disponibile è la mappa affissa sul muro che mostra la posizione delle sale conferenze ma non quali sale sono occupate.

Il dipendente deve, quindi, vagare per il corridoio, bussando alle porte e disturbando le riunioni in corso finché non trova un’adeguata sala disponibile.

Gli effetti della scarsa organizzazione nella prenotazione delle sale sono di grande portata.

  • A livello dei dipendenti, c’è uno spreco di tempo, le riunioni diventano inutilmente stressanti e le interruzioni durante la collaborazione sono molto frequenti.
  • I team IT possono trovarsi davanti a schermi costosi non scalabili e non appositamente progettati per la pianificazione delle sale. Nel caso in cui tali strumenti non siano facili da utilizzare, i ticket di supporto potrebbero aumentare e i dispositivi andare in disuso.
  • Anche le attrezzature e i team operativi sono coinvolti poiché le complesse implementazioni non riescono a tenere il passo con le esigenze del lavoro ibrido, come la rapida ricerca e partecipazione alle riunioni. Inoltre, gli strumenti poco utilizzati occupano uno spazio in ufficio che potrebbe essere impiegato meglio.

 

Tutti i membri dell’organizzazione potranno usufruire di strumenti per affrontare le nuove esigenze dell’ufficio, come la pianificazione veloce, la visualizzazione immediata e la predisposizione alla modalità ibrida.

Illustrazione della disposizione di un ufficio con spazi di piccole dimensioni e cubicoli

Gli strumenti di pianificazione progettati appositamente saranno la norma

Proprio come gli uffici si sono sempre evoluti in risposta a eventi di carattere mondiale e alle nuove tecnologie, l'era del lavoro ibrido necessita dei propri progressi. In particolare, necessita di strumenti che aiutino i dipendenti a prenotare e trovare le riunioni in tutta semplicità, nonché a parteciparvi facilmente. Osservate questi scenari precedenti e nuovi per scoprire come gli strumenti di pianificazione progettati appositamente possono migliorare il lavoro di tutta l'azienda.

Illustrazione di una persona che utilizza un pannello di pianificazione delle sale riunioni

Come risolvere i problemi più comuni legati alla pianificazione delle sale

Sistema precedente: i dipendenti sprecano tempo vagando per i corridoi alla ricerca di sale conferenze disponibili.
Nuovo sistema: pannelli di pianificazione montati all’esterno di ogni sala riunioni con spie rosse e verdi per segnalare la disponibilità a distanza.

Sistema precedente: le soluzioni raffazzonate di pianificazione per sale riunioni non sono intuitive e non sono progettate per un uso quotidiano.
Nuovo sistema: le soluzioni di pianificazione per sale riunioni progettate appositamente che sono sempre disponibili semplificano la pianificazione.

Sistema precedente: l’IT impiega una quantità eccessiva di risorse per installare e gestire soluzioni di pianificazione delle sale riunioni e strumenti di orientamento inefficienti.
Nuovo sistema: l’IT implementa e gestisce velocemente i dispositivi di pianificazione, tutto da un unico posto, in modo semplice.

Sistema precedente: le soluzioni di pianificazione delle sale poco intuitive non ne favoriscono l’utilizzo.
Nuovo sistema: gli strumenti intuitivi consentono ai dipendenti di pianificare e trovare subito le riunioni, senza la necessità di acquisire competenze specifiche.

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