Hoe transformeert IT om een hybride werkomgeving te ondersteunen?

De hybride werkomgeving ondersteunen

Op een willekeurige dag in een hybride werkomgeving werken sommige werknemers in het kantoor en sommige werken op afstand. Deze situatie staat nooit vast. Werknemers wisselen constant tussen het kantoor en hun huis.

Om effectief te zijn moet een hybride werkomgeving verbonden blijven aan systemen, toepassingen en zeker aan elkaar, waar een bepaald teamlid zich ook bevindt. Samenwerking is nu absoluut essentieel en gaat grotendeels virtueel.

In deze omgeving is videovergaderen de standaardmanier geworden waarop mensen samenkomen. Men verwacht dat in 2024 slechts 25% van de vergaderingen fysiek zal plaatsvinden. "Gartner Says Worldwide End-User Spending on Cloud-Based Web Conferencing Solutions Will Grow Nearly 25% in 2020" 2 juni 2020. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06-02-gartner-says-worldwide-end-user-spending-on-cloud-based-web-conferencing-solutions-will-grow-nearly-25-percent-in-2020. Video zal in iedere organisatie alleen maar vaker worden gebruikt naarmate werknemers zich er meer op hun gemak bij voelen en bedrijven beseffen dat ze er kosten mee kunnen besparen door fysieke vergaderingen te vervangen.

En naarmate het gebruik van video toeneemt, zullen mensen nieuwe manieren vinden om de kracht van video te benutten terwijl ze virtueel werken. Brainstormen via whiteboards is bijvoorbeeld een belangrijk onderdeel van samenwerking. Deze activiteit werd altijd in dezelfde ruimte gedaan. De werknemers van vandaag hebben ontdekt dat ze met het juiste materiaal deze brainstormsessie op het whiteboard nu ook effectief via video kunnen uitvoeren.

Overal video

Omdat er in een hybride werkomgeving bijna altijd wel een paar mensen op afstand meedoen, moet videovergaderen altijd klaar zijn voor gebruik. Het is niet alleen onhandig als er geen video beschikbaar is in een vergaderruimte. Het legt alles stil.

Als IT-managers dit in gedachten houden, kunnen ze stappen ondernemen om goed voorbereid te zijn. Ze moeten prioriteit geven aan oplossingen voor videovergaderruimtes. Elke ruimte, hoe klein dan ook, moet over een video-oplossing beschikken. Zelfs privégesprekken tussen twee personen zullen via video plaatsvinden. 

Gezien het grote aantal videovergaderingen moet IT het beheer van vergaderruimtes en alle bijbehorende apparatuur automatiseren en centraliseren. Gelukkig maken tools zoals Logitech Sync het eenvoudig voor IT om apparaten voor videovergaderen vanaf elke plek te beheren.

Budgetten herschikken voor thuiswerken

Naast het aanschaffen van nieuwe video-oplossingen moet IT ook voorbereid zijn op het verhogen van het budget op andere gebieden. Er zullen namelijk meer werknemers om webcams en headsets vragen voor wanneer ze thuiswerken. 

Toen de lockdown een tijdelijke situatie leek te zijn, namen mensen genoegen met wat ze hadden. Maar naarmate bedrijven een hybride model implementeren en werknemers zich realiseren dat ze mogelijk blijvend op afstand werken, hebben ze apparatuur nodig die ontworpen is voor zakelijke samenwerking en communicatie. 

IT moet mogelijk ook budget reserveren om laptops en andere apparaten sneller te vervangen. Voor videogebruik vereisen computers meer rekenkracht en oudere laptops presteren mogelijk niet goed genoeg tijdens videovergaderingen.

Investeren in de productiviteit van werknemers

Tijdens budgetbesprekingen is het vaak nuttig om over deze extra wensen en budgetvereisten te praten op dezelfde manier als u over IT-beveiliging praat. U investeert in technologie zoals anti-malware en eindpuntbescherming omdat de kosten vooraf miniem zijn in vergelijking met de gevolgen van een beveiligingsinbreuk.

Als u kunt voorkomen dat werknemers onproductief zijn omdat ze niet efficiënt kunnen communiceren, is dat financieel gezien een logische stap. Werknemers hebben tools nodig zoals laptops, monitors en muizen. Daarnaast hebben ze in een hybride werkomgeving ook tools nodig voor persoonlijke samenwerking, zoals headsets en webcams van professionele kwaliteit.

Nu mensen langzamerhand weer teruggaan naar kantoor en anderen op afstand blijven werken, moeten IT-managers voor een vlotte werkomgeving zorgen waarin videovergaderen alleen maar vaker wordt toegepast. Als u die investering nu doet, zal dit op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.