De Ultieme Checklist voor het Toekomstbestendig Maken van uw Technologie-investeringen op de Werkplek

Dus, hoe kunnen bedrijven innovatie en groei ontgrendelen wanneer de omstandigheden allesbehalve stabiel zijn?

Het antwoord ligt in het doen van investeringen in technologie op de werkplek die zijn gebouwd voor de toekomst: flexibel, schaalbaar en afgestemd op langetermijndoelen. Het is een prestatie die niet alleen kan worden bereikt. Het selecteren van leveranciers die zich kunnen aanpassen en meegroeien met een bedrijf kan het verschil maken tussen succes of kostbare fouten. 

Gebruik deze checklist als een kader om uw technologie-investeringen op de werkplek te evalueren en prioriteren - met een balans tussen kosten, veerkracht, aanpassingsvermogen en algehele organisatorische waarde.

1. Holistische TCO-beoordeling

• Actie: Bereken alle directe en indirecte kosten gedurende de levenscyclus, inclusief acquisitie, integratie, upgrades, ondersteuning, naleving, einde levensduur en opportuniteitskosten.

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Alleen budgetteren voor de initiële prijs of verborgen kosten zoals stilstand, ondersteuningsverzoeken, training, complexe upgrades en licentieoverschrijdingen missen.

• Bijvoorbeeld: PenTeleData gebruikte Logitech Select kamergebonden licenties, 24/7 ondersteuning en geavanceerde softwaretools om de installatietijd met 4X te verminderen, de gebruikerservaring te verbeteren en kosten te verlagen.

• Tip: Werk TCO-modellen regelmatig bij naarmate nieuwe zakelijke, integratie- of gebruikersbehoeften ontstaan.

2. Strategische, Cross-Functionele Afstemming

• Actie: Betrek IT, HR, Vastgoed/Faciliteiten, Financiën en andere belanghebbenden vroeg in de aankoopbeslissingen op de werkplek om silo's en dubbele uitgaven te verminderen en het succes van projecten te versnellen. Stem investeringen af op collectieve werkplekdoelen (productiviteit, betrokkenheid, duurzaamheid).

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Forrester schat dat 86% van de B2B-aankopen tijdens het aankoopproces stagneert. Het niet vroeg betrekken van belanghebbenden zoals inkoop- of beveiligingsteams in het proces leidt vaak tot gemiste nalevingsdoelen, vertraagde goedkeuringen en kostbare oplossingen achteraf.

• Bijvoorbeeld: Moderna heeft onlangs zijn HR- en IT-teams samengevoegd om een holistischere kijk op de werkplekervaring te krijgen. In een interview met Unleash over de beslissing legde Tracey Franklin, Chief People and Digital Technology Officer van Moderna, uit: “Organisaties die klaar zijn om de geïntegreerde lijnen tussen mensen, systemen en de werkstroom te omarmen—en investeren in het afstemmen van cultuur op technologie—kunnen betekenisvolle veranderingen in het hele systeem aansteken.”

• Tip: Pilotoplossingen cross-functioneel en verzamel input vooraf om opschaling te stroomlijnen en de waarde tussen afdelingen te maximaliseren.

3. Flexibiliteit en Brede Opties

• Actie: Geef de voorkeur aan platformflexibiliteit en aanpasbare oplossingen uit een compleet portfolio dat compatibel is met toonaangevende technologieproviders en werkt in verschillende implementatiemodi (Gecertificeerd voor Microsoft Teams, Zoom, Google Meet/werkt met Windows, Android/ BYOD of Apparaatmodus).

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Vendor lock-in en beperkte opties verhogen de uitdagingen van onboarding tot integratie tot toekomstige overstapkosten.

• Bijvoorbeeld: Microsoft Teams Rooms op Windows staat op de goedgekeurde productenlijst (APL) van het Department of Defense Information Network (DoDIN). Deze goedkeuring stelt Microsoft-gecertificeerde Logitech-oplossingen voor Teams Rooms in staat om in DoD-omgevingen te worden ingezet, waarbij vanaf dag één wordt voldaan aan veilige, conforme implementatievereisten. Logitech-apparaten werken ook met andere toonaangevende videoconferentieplatforms en besturingssystemen, wat toekomstige flexibiliteit biedt naarmate aanvullende 3e-partijproducten worden goedgekeurd.

• Tip: Verken wat er beschikbaar is op het gebied van potentiële migratiepaden, modulaire implementaties en robuuste onboardingopties.

4. Operationele Efficiëntie en Ondersteuning

• Actie: Evalueer onderhoud, leveranciersondersteuning, complexiteit van licenties, extra beheerkosten, mogelijkheden om te automatiseren, beheergegevens en inzichten, productiviteitswinst, gebruiksgemak en andere factoren om nauwkeurig te beoordelen hoeveel mensen, uren en budget in de loop van de tijd nodig zijn.  

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Verwaarlozing van add-on beheer/abonnements kosten; falen om personeelskosten te compenseren met betere leveranciersondersteuning. 

• Bijvoorbeeld: IDC voorspelt dat grote bedrijven de kosten van AI-infrastructuur tot 30% zullen onderschatten tot 2027.

• Tip: Kies leveranciers met echte 24/7 wereldwijde ondersteuning en een bewezen klantensuccesrecord.

5. Upgradebaarheid, Schaalbaarheid & Afstandsbeheer

• Actie: Beoordeel de eenvoud/kosten van het opschalen van gebruikers of apparaten, en de mogelijkheid om centraal te upgraden.

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Apparaatuitval wordt vaak veroorzaakt door losgekoppelde kabels - een probleem dat gemakkelijk kan worden vermeden met goed kabelbeheer. Een verscheidenheid aan bekabelingsopties kan resulteren in kortere installaties, consistente ruimtes die schaalbaar zijn, en verminderde uitvaltijd. 

• Bijvoorbeeld: De nieuwe Rally AI Camera Pro van Logitech kan in verschillende kamerconfiguraties worden geïnstalleerd met USB of een enkele categorie kabel (met Rally AI Camera Extension Kit), externe provisioning en beheer met Logitech Sync, en integratie met Logitech luidsprekers en microfoons, pro AV-oplossingen en toonaangevende videoconferentieplatforms.

• Tip: Geef de voorkeur aan leveranciers met eenvoudige upgradepaden naar generatietechnologie, die veelzijdige en flexibele technologie leveren die gemakkelijk kan worden gestandaardiseerd of verder ontwikkeld voor veel kamertypes, en die een robuuste suite van beheer- en provisioningtools aanbieden.

6. Beveiliging, Naleving & Wereldwijde Gereedheid

• Actie: Onderzoek certificeringen, naleving (zoals GDPR, TAA, NDAA) en wereldwijde aanpasbaarheid.

• Veelvoorkomende Vergetelheid: Onbewezen nalevingsgereedheid creëert risico's naarmate regelgeving verschuift rond kwesties zoals gegevensprivacy, beveiliging op ondernemingsniveau, AI, toeleveringsketen en milieubeheer.

• Bijvoorbeeld: 71% van de Global 500 Index gebruikt Logitech¹, vertrouwend op zijn wereldwijde aanwezigheid en brede allianties om arbeidskrachten bij overheidsorganisaties, toonaangevende financiële instellingen, zorgverleners en anderen te ondersteunen. Vertrouwd door miljoenen wereldwijd, heeft Logitech zijn Principes voor Verantwoordelijke AI gepubliceerd, die een blauwdruk zijn die de ontwikkeling en implementatie van AI-technologieën vormgeeft. 

• Emerald de Leeuw-Goggin, Global Head of Privacy & AI Governance bij Logitech, zei: “Onze aanpak geeft prioriteit aan transparantie, verantwoordelijkheid, de bescherming van privacy en beveiliging, en het verminderen van vooringenomenheid. Door deze principes na te leven, streven we ernaar om betrouwbare en verantwoordelijke innovatie te blijven leveren. Onze proactieve houding ten aanzien van verantwoordelijke AI wordt verder aangetoond door onze status als een van de eerste ondertekenaars van het Europese AI Pact.”

• Tip: Verifieer de mogelijkheid van leveranciers om snel naleving bij te werken, robuuste beveiliging te bieden en sterke wereldwijde partnerschappen te onderhouden.

7. Gebruik Fasebesparingen, Langdurigheid, Duurzaamheid

• Actie: Kies apparaten die vanaf de basis zijn ontworpen voor duurzaamheid, die energie besparen tijdens gebruik, langer meegaan, milieugegevens bijhouden en kunnen helpen bij het bereiken van duurzaamheidsdoelen.

• Toezicht: Het niet rekening houden met duurzaamheidsmetrics kan leiden tot verloren kostenbesparingen rond energieverbruik en de impact op Scope 3 (inkoop) emissies vergroten. Het niet overwegen van de levenscyclus van een product of het trackrecord van een bedrijf met betrekking tot overmatige (OTP) updates leidt tot kortere en kostbare vervangingscycli van apparaten.

• Bijvoorbeeld: Apparaten met milieusensoren, zoals Logitech Spot of Rally Board 65, kunnen eenvoudig door het kantoor worden ingezet om slimmer workspace-automatiseringen mogelijk te maken en inzichten te verzamelen over kamerbenutting, gezondheid en energie om kamers comfortabeler te maken terwijl ze energie-efficiënt zijn. 

• Tip: Om de langetermijnwaarde te verbeteren, selecteer leveranciers die duurzaamheid prioriteit geven (zie Logitech’s 2025 Duurzaamheidsimpactrapport hier).

8. Mitigeren van Indirecte en Opportuniteitskosten

• Actie: Kwantificeer stilstand (productiviteit verloren X aantal medewerkers X uurloon), complexiteit en kosten van niet investeren.

• Toezicht: Het onderschatten van de werkelijke impact van uitval, integratievertragingen of de potentiële tijd die werknemers kunnen besparen met geüpgrade technologie.

• Bijvoorbeeld: Welch LLP verlaagde de tijd voor flexibele deskbeheer met 90% en IT-tickets met 50% met Logi Dock Flex en Logitech Sync voor gecentraliseerd beheer, geautomatiseerde ondersteuning en eenvoudige deskreservering voor werknemers.

• Tip: Gebruik analytics en cross-functionele feedback om indirecte besparingen en opportuniteitskosten continu aan het licht te brengen.

Hoewel niemand elke verandering in technologie of werkplek dynamiek kan voorspellen, kunnen IT-leiders geïnformeerde, veerkrachtige keuzes maken die werknemers, IT-teams en werkplek leiders positioneren voor blijvend succes.

Registreer voor Logitech’s Next Up evenementserie om te zien hoe we werkplek technologie vooruit helpen in de gebieden die in deze checklist worden besproken en als eerste te horen wat er daarna komt.