Wie eine datengestützte Strategie Ihnen helfen kann, die Effizienz des Büros zu maximieren.

Die ehrliche Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen nicht aktiv über ihre Arbeitsbereiche in dieser Weise nachdenken. Sie stellen sich nicht Fragen wie: Wie kann ich die Nutzung jedes Schreibtisches und Raums in meinem Büro maximieren? Noch nicht, zumindest.

Infolgedessen kämpfen Organisationen entweder damit, alle ins Büro zu bekommen, oder sie schaffen es nicht, eine konstante Präsenz dort zu gewinnen. Fügen Sie dazu die täglichen Schwankungen in der Anwesenheit hinzu, und Organisationen finden sich sowohl in Bezug auf das Arbeitsplatz-Erlebnis als auch auf die Effizienz des Arbeitsplatzes unterdurchschnittlich.

Wie können Unternehmen also ihre Bürobedürfnisse besser verstehen und ihre Büros in fein abgestimmte Kollaborationszentren verwandeln? Einfach: Folgen Sie den Daten.

Nutzungsrate: Die Schlüsselkennzahl für eine optimale Nutzung des Arbeitsplatzes

Bevor Sie beginnen, Ihren Büroraum zu optimieren, ist es wichtig, die Kennzahlen zu verstehen, die die Effizienz des Arbeitsbereichs definieren. Mit diesem Wissen können Sie dann ein System einrichten, um diese Daten zu überwachen, zu messen und darauf zu reagieren.

Jetzt ist jedes Büro anders, aber jede Organisation hat (oder sollte haben) dasselbe Ziel: ihren Büroraum sinnvoll zu nutzen. Aber während Sie Ihr Bürolayout als die ideale Kombination aus Schreibtischfläche, Besprechungsräumen (verschiedener Größen) und offenen Kollaborationsbereichen betrachten, ist der einzige Weg, dies wirklich zu testen, die Überwachung der Raumnutzung. Das tun Sie, indem Sie die Auslastungsrate messen.

Dies ermöglicht es Ihnen, die Raumnutzung im Laufe des Tages zu überwachen, unabhängig davon, ob die Räume gebucht wurden oder nicht. Es ermöglicht Ihnen auch, die Belegung von Meetings* zu überwachen, sodass Sie detailliertere Informationen wie die typische Größe von Meetings in bestimmten Räumen verstehen können.

*Während der Zeiten ohne Meetings können alle Rally-Kameras und Logitech Spot die Anwesenheit erkennen, aber nur Rally Bar und Rally Bar Mini können Personen zählen.

Darüber hinaus können Sie mit den Geräten Spot und Rally Board 65 Daten zur Raumgesundheit (z. B. Partikel, CO2-Werte, Temperatur, Luftfeuchtigkeit) und zur Raumenergie (z. B. Innen- und Außentemperaturen, Sonnenstrahlung, Belüftung) erfassen. Wir verwenden dann diese Datenpunkte, um Gesundheits- und Energiewerte für Räume zu generieren, um Ihnen zu helfen, die Umgebungen und die Energieeffizienz in den Räumen zu optimieren.

Wie man seine Daten überwacht und sie nutzt

Die Erfassung der richtigen Daten ist nur ein Teil des Puzzles. Der nächste Schritt besteht darin, einen zentralen Ort zu finden, um diese Daten zu speichern und zu analysieren, damit Sie sie tatsächlich nutzen können. Hier kommt Logitech Sync ins Spiel.

Logitech Sync bietet ein zentrales Repository für Daten aller integrierten Logitech-Geräte und hilft Ihnen, genau zu sehen, wie jeder Raum und jeder Schreibtisch genutzt wird. Diese Daten können Ihnen helfen, die Nutzungstrends genau im Auge zu behalten und die Einblicke zu bieten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zur Optimierung des Arbeitsplatzes zu treffen.

Zum Beispiel kann Sync Insights konstant hohe CO2-Werte in einem bestimmten Raum aufzeigen. Um Ihnen zu helfen, dies auszugleichen (und die daraus resultierende Schläfrigkeit zu beseitigen), kann Sync empfehlen, die Belüftung des Raumes zu erhöhen. Ähnlich kann Sync Insights Räume identifizieren, die häufig zu heiß sind, und Empfehlungen geben, wie z.B. die Temperatur am Thermostat zu senken, um Ihren Energieverbrauch zu reduzieren.

Sync erleichtert auch die Integration Ihrer Nutzungsdaten mit anderen Datenquellen über die Sync Cloud API. Durch die Zusammenführung von Datenquellen können Sie tiefere Einblicke in die Büroeffizienz gewinnen und die notwendigen Änderungen vornehmen, um Ihr Unternehmen reibungslos am Laufen zu halten.

Wie können Sie auf Nutzungsdaten reagieren, um einen effizienteren Büroraum zu schaffen?

Die Nutzungsrate kann Ihnen viel darüber sagen, wie Ihre Mitarbeiter Ihren Büroraum nutzen. Aber diese Informationen sind nur wertvoll, wenn Sie sich entscheiden, darauf zu reagieren. Darauf sollten Sie achten Wir empfehlen, sich auf die folgenden drei Bereiche zu konzentrieren:

Optimieren Sie Ihr Bürokonzept

Unbenutzter Büroraum ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihr Geld zum Fenster hinauszuwerfen. Der erste und offensichtlichste Weg, Ihren Büroraum zu optimieren, besteht darin, sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Wenn die Schreibtischnutzung in bestimmten Bereichen konstant niedrig ist, ziehen Sie in Betracht, diesen Raum in einen offenen Kollaborationsraum umzuwandeln.

Vielleicht werden Besprechungsräume häufiger von Einzelpersonen für Kundenanrufe oder Einzelgespräche genutzt als für große Teammeetings. Dies könnte darauf hindeuten, dass in einigen weniger genutzten Räumen Telefonkabinen installiert werden müssen.

Und wenn Sie eine großangelegte Änderung vornehmen und Ihren Büroraum verkleinern müssen, kann Ihnen die Nutzung helfen, zu visualisieren, wie Ihr idealer Raum aussehen sollte. Vielleicht benötigen Sie weniger Besprechungsräume. Vielleicht benötigen Sie Besprechungsräume unterschiedlicher Größe. Vielleicht benötigen Sie einfach mehr Flexibilität.

In jedem Fall können Nutzungsmetriken den Plan liefern, den Sie benötigen, um Ihren optimalen Büroraum zu gestalten (oder neu zu gestalten).

Die richtigen Richtlinien festlegen

Nur weil die Kennzahlen Ihnen sagen, dass Sie einen ineffizienten Büroraum haben, bedeutet das nicht, dass Sie Änderungen am Design vornehmen müssen. Tatsächlich können einige der wirkungsvollsten Änderungen, die Sie vornehmen, einfach aus den Richtlinien resultieren, die Sie festlegen.

Zum Beispiel können Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell anwenden, an bestimmten Tagen Spitzen bei der Nutzung von Schreibtischen und Räumen feststellen. Indem Sie eine Richtlinie festlegen, die angibt, wann bestimmte Teams ins Büro kommen können, können Sie die Anwesenheit staffeln, um eine ausgewogenere Nutzung zu finden.

Vielleicht stellen Sie fest, dass bestimmte Tage häufig für große Teammeetings genutzt werden. Um zu vermeiden, dass an diesen Tagen die mittelgroßen und großen Besprechungsräume ausgehen, können Sie eine Richtlinie festlegen, die sicherstellt, dass Teams eine bestimmte Teilnehmerzahl erreichen, damit kleinere Teams nicht die Teams ausschließen, die wirklich den Raum benötigen. Das Beste daran ist, dass Sie über Sensoren überwachen können, ob die Teams diese Richtlinie einhalten, indem Sie Ihnen die tatsächlichen Anwesenheitszahlen anzeigen.

Rüsten Sie Ihren Raum mit der richtigen Ausstattung aus

Während Bürodizenz und Richtlinien viele Ihrer Büroineffizienzen lösen können, kann die Nutzung manchmal einfach ein Produkt davon sein, dass Räume die (oder nicht die) richtigen Werkzeuge haben, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit effektiv erledigen können.

Zum Beispiel können Sie feststellen, dass große Teams häufig in kleineren Besprechungsräumen zusammentreffen, wenn größere Räume leicht verfügbar sind. Vielleicht ist es ein Zufall, aber das wahrscheinlichere Szenario ist, dass diese Teams das digitale Whiteboard nutzen möchten, das nur der kleinere Raum bietet.

Vielleicht haben Sie eine festgelegte Anzahl von ergonomischen Mäusen und Tastaturen, die an bestimmten Schreibtischen verfügbar sind und die Sie immer gebucht sehen. Anstatt zuzusehen, wie Mitarbeiter um die letzte Maus kämpfen, können Sie diese Mäuse an zusätzlichen Arbeitsplätzen leichter verfügbar machen.