打造面向未来的办公技术投资：终极清单

那么，在环境远非稳定的情况下，企业该如何释放创新与增长的潜力呢？

答案在于投资面向未来的工作场所技术：这些技术应具备灵活性、可扩展性，并与长期目标保持一致。这是一项无法独自完成的壮举。选择能够随业务发展灵活调整并实现规模扩展的供应商，往往决定了企业是走向成功还是陷入代价高昂的失误。 

请将此检查清单作为框架，用于评估和确定您在工作场所技术方面的投资优先级——在成本、韧性、适应性和整体组织价值之间取得平衡。

1.全面的总体拥有成本评估

• 动作：计算整个生命周期内的所有直接和间接成本，包括采购、集成、升级、支持、合规、报废以及机会成本。

• 常见疏漏：仅将前期费用纳入预算，却忽略了停机时间、支持工单、培训、复杂的升级以及许可证超额使用等隐性成本。

• 示例：PenTeleData 采用了罗技 Select 会议室方案、全天候技术支持以及先进的软件工具，从而将安装时间缩短了 4 倍，提升了用户体验，并降低了成本。

• 提示：随着新业务、系统集成或用户需求的出现，应定期更新总拥有成本（TCO）模型。

2.跨部门战略协同

• 动作：在制定办公场所采购决策时，应尽早让IT、人力资源、房地产/设施管理、财务及其他利益相关方参与进来，以打破部门壁垒、减少重复支出，并加快项目推进。使投资与工作场所的集体目标（生产力、员工敬业度、可持续发展）保持一致。

• 常见疏漏：Forrester 估计，86% 的 B2B 采购行为会在购买流程中陷入停滞。如果在流程初期未将采购或安全团队等利益相关方纳入其中，往往会导致无法达成合规目标、审批延误，以及事后需要花费高昂成本进行补救。

• 示例：Moderna 最近将人力资源和信息技术团队合并，以便更全面地审视职场体验。在接受《Unleash》杂志采访时，莫德纳公司首席人才与数字技术官特蕾西·富兰克林就这一决定解释道：“那些准备好拥抱人员、系统与工作流程之间有机融合，并致力于将企业文化与技术相融合的组织，能够推动全系统的实质性变革。”

• 提示：在跨职能部门开展试点项目，并提前收集各方意见，以优化规模化实施流程，并最大化跨部门价值。

3.灵活性与丰富的选择

• 动作：优先选择平台灵活性与可定制的解决方案，这些方案源自一个完整的產品组合，不仅与领先的技术供应商兼容，还支持多种部署模式（已通过 Microsoft Teams、Zoom 和 Google Meets 认证，并支持 Windows、Android/BYOD 或设备模式）。

• 常见疏漏：供应商锁定和有限的选择权，导致从系统接入、集成到未来转换成本等各个环节的挑战日益增加。

• 示例：Windows 版 Microsoft Teams Rooms 已列入美国国防部信息网（DoDIN）的“批准产品清单”（APL）。此项认证使微软认证的罗技 Teams Rooms 解决方案能够在国防部环境中部署，并从第一天起就满足安全合规的部署要求。罗技设备还兼容其他主流视频会议平台和操作系统，随着更多第三方产品获得认证，未来将提供更大的灵活性。

• 提示：了解可用的潜在迁移路径、模块化部署方案以及可靠的入门选项。

4.运营效率与支持

• 动作：评估维护成本、供应商支持、许可复杂性、额外管理费用、自动化能力、管理数据与洞察、生产力提升、易用性及其他因素，从而准确估算未来所需的人员、工时和预算。  

• 常见疏漏：忽视附加组件管理/订阅费用；未能通过更优质的供应商支持来抵消人员成本。 

• 示例：IDC预测，到2027年，大型企业对人工智能基础设施成本的预估将面临高达 30% 的缺口。

• 提示：选择那些提供真正的全天候全球支持，且拥有经得起考验的客户成功记录的供应商。

5.可升级性、可扩展性与远程管理

• 动作：评估用户或设备扩展的便捷性与成本，以及集中升级的能力。

• 常见疏漏：设备停机通常是由于线缆脱落而造成，这是一个可以通过适当的线缆管理轻松避免的问题。采用多种布线选项可以缩短安装时间，实现一致且可扩展的会议室部署，以及减少停机时间。 

• 示例：罗技新款 Rally AI Camera Pro 支持通过 USB 或单根 Cat 线（需搭配 Rally AI Camera 扩展套件）安装于各种会议空间布局中，可通过 Logitech Sync 进行远程配置和管理，并可与罗技扬声器和麦克风、专业音视频解决方案以及主流视频会议平台无缝集成。

• 提示：优先选择那些升级路径简便、能够适配新一代技术的供应商；这些供应商应提供功能多样且灵活的技术方案，既便于标准化部署，又能轻松扩展以适应多种房间类型；同时，还应提供一套功能强大的管理和配置工具。

6.安全、合规与全球就绪

• 动作：仔细审查各项认证、合规性（例如《通用数据保护条例》（GDPR）、《贸易协助法案》（TAA）、《国防授权法案》（NDAA））以及全球适应性。

• 常见疏漏：随着监管政策在数据隐私、企业级安全、人工智能、供应链及环境治理等领域的不断调整，尚未得到验证的合规准备状态将带来风险。

• 示例：全球500强企业中有71%采用罗技¹，依托其全球布局和广泛的合作伙伴关系，为政府机构、领先金融机构、医疗保健服务提供商等各类组织提供支持。罗技作为全球数百万用户信赖的品牌，发布了《负责任的人工智能原则》，该原则为人工智能技术的开发和部署提供了指导蓝图。 

• 罗技隐私与人工智能治理全球负责人埃默拉尔德·德·利乌-戈金表示：“我们的方法以透明度、问责制、隐私与安全保护以及减少偏见为优先考量。我们恪守这些原则，致力于持续提供值得信赖且负责任的创新。“我们作为《欧洲人工智能公约》的首批签署方之一，进一步彰显了我们在负责任的人工智能领域所采取的积极态度。”

• 提示：验证供应商能否快速更新合规措施、提供强大的安全保障，并维持稳固的全球合作伙伴关系。

7.利用阶段性节省、长效性、可持续发展

• 动作：选择那些从设计之初就进行可持续性设计的设备，这类设备在使用过程中节能、使用寿命更长、能够追踪环境数据，并有助于实现可持续发展目标。

• 监督：如果未能考虑可持续发展指标，可能会导致在能源使用方面错失节省成本的机会，并加剧对范围3（采购）排放的影响。如果不考虑产品的生命周期或公司以往在“过度更新”（OTP）方面的记录，将会导致设备更新周期缩短且成本高昂。

• 示例：配备环境传感器的设备（例如罗技 Spot 或 Rally Board 65）可轻松部署在办公室各处，从而实现更智能的工作空间自动化，并收集有关房间使用率、环境健康状况和能耗的数据，在提高能效的同时，让房间环境更加舒适。 

• 提示：为了提升长期价值，请选择那些将可持续发展置于首位的供应商（点击此处查看罗技《2025年可持续发展影响报告》）。

8.降低间接成本和机会成本

• 动作：量化停机时间（生产力损失 × 员工人数 × 时薪）、实施复杂性以及不投资所带来的成本。

• 监督：低估了系统中断、集成延迟或员工通过技术升级可能节省的时间所带来的实际影响。

• 示例：Welch LLP 通过采用工位预订系统和罗技 Sync，实现了集中管理、自动化支持以及便捷的工位预订功能，从而将灵活工位的管理时间缩短了 90%，IT 工单数量减少了 50%。

• 提示：利用分析工具和跨部门反馈，持续发掘间接节省和机会成本。

虽然没有人能预见技术或职场动态的每一个变化，但 IT 领导者可以做出明智且具有韧性的决策，从而为员工、IT团队和职场领导者奠定持久成功的基石。

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