Cómo una estrategia basada en datos puede ayudarte a maximizar la eficiencia del espacio de oficina.

La verdad honesta es que la mayoría de las empresas no están pensando activamente en sus espacios de trabajo de esta manera. No se están haciendo preguntas como, ¿cómo puedo maximizar el uso de cada escritorio y sala en mi oficina? Al menos, no todavía.

Como resultado, las organizaciones están luchando por acomodar a todos en la oficina o no logran atraer una presencia constante allí. A esto se suman las fluctuaciones diarias en la asistencia y las organizaciones se encuentran incumpliendo tanto en términos de experiencia laboral como de eficiencia laboral.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas entender mejor sus necesidades de oficina y convertir sus oficinas en centros de colaboración bien afinados? Sencillo: sigue los datos.

Tasa de utilización: La métrica clave para una utilización óptima del espacio de trabajo

Antes de comenzar a optimizar tu espacio de oficina, es importante entender las métricas que definen la eficiencia del espacio de trabajo. Con ese conocimiento, puedes establecer un sistema para monitorear, medir y actuar sobre esos datos.

Ahora, cada oficina es diferente, pero cada organización tiene (o debería tener) el mismo objetivo: hacer un buen uso de su espacio de oficina. Pero mientras que puedes ver el diseño de tu oficina como la combinación ideal de espacio de escritorio, salas de reuniones (de varios tamaños) y áreas de colaboración abiertas, la única manera de probar eso realmente es monitoreando el uso del espacio. Haces eso midiendo la tasa de utilización.

Esto le permite monitorear el uso de las salas a lo largo del día, ya sea que las salas estén reservadas o no. También le permite monitorear la ocupación de las reuniones*, para que pueda entender detalles más granulares como el tamaño típico de las reuniones para salas particulares.

*Durante los tiempos sin reuniones, todas las cámaras Rally y Logitech Spot pueden detectar presencia, pero solo Rally Bar y Rally Bar Mini pueden contar personas.

Además, con los dispositivos Spot y Rally Board 65, puede capturar datos sobre la salud de la sala (por ejemplo, materia particulada, niveles de CO2, temperatura, humedad) y la energía de la sala (por ejemplo, temperaturas interiores y exteriores, radiación solar, ventilación). Luego usamos estos puntos de datos para generar puntajes de salud de la sala y energía de la sala para ayudarle a optimizar los entornos en la sala y la eficiencia energética.

Cómo monitorear sus datos y ponerlos a trabajar

Capturar los datos correctos es solo una parte del rompecabezas. El siguiente paso es encontrar un lugar central para almacenar y analizar esos datos para que realmente pueda hacer uso de ellos. Ingrese Logitech Sync.

Logitech Sync proporciona un único repositorio de datos para todos los dispositivos Logitech integrados, ayudándole a ver exactamente cómo se utiliza cada sala y escritorio. Estos datos pueden ayudarle a mantener un ojo atento en las tendencias de utilización y ofrecer la información que necesita para tomar decisiones informadas sobre la optimización del espacio de trabajo.

Por ejemplo, Sync Insights puede señalar niveles de CO2 consistentemente altos en una habitación en particular. Para ayudarte a equilibrar eso (y eliminar la somnolencia resultante), Sync puede recomendarte aumentar la ventilación de la habitación. De manera similar, Sync Insights puede identificar habitaciones que frecuentemente están calientes y ofrecer recomendaciones como reducir la temperatura en el termostato para disminuir tu consumo de energía.

Sync también facilita la integración de tus datos de utilización con otras fuentes de datos a través de la API de Sync Cloud. Al mezclar fuentes de datos, puedes generar conocimientos más profundos sobre la eficiencia de la oficina y hacer los cambios necesarios para mantener tu organización funcionando sin problemas.

¿Cómo puedes actuar sobre los datos de utilización para ayudarte a crear un espacio de oficina más eficiente?

La tasa de utilización puede decirte mucho sobre cómo tus empleados usan tu espacio de oficina. Pero esta información solo es valiosa si decides actuar sobre ella. Entonces, ¿por dónde hay que empezar? Sugerimos enfocarte en las siguientes tres áreas:

Ajusta el diseño de tu oficina

El espacio de oficina no utilizado es una de las formas más fáciles de tirar tu dinero por la ventana. Así que la primera y más obvia forma de optimizar tu espacio de oficina es adaptarte a tus necesidades específicas. Si el uso de escritorios es consistentemente bajo en ciertas áreas, considera convertir ese espacio en un área de colaboración abierta.

Quizás los espacios de reunión están siendo utilizados por individuos para llamadas con clientes o reuniones uno a uno más a menudo que reuniones de equipo grandes. Esto puede indicar la necesidad de instalar cabinas telefónicas en algunos espacios menos utilizados.

Y si necesitas hacer un cambio a gran escala y reducir el tamaño de tu espacio de oficina, la utilización puede ayudarte a visualizar cómo debería ser tu espacio ideal. Quizás necesites menos salas de reuniones. Quizás necesites salas de reuniones de diferentes tamaños. Quizás solo necesites más flexibilidad.

En cualquier caso, las métricas de utilización pueden proporcionar el plano que necesitas para diseñar (o rediseñar) tu espacio de oficina óptimo.

Establecer las políticas adecuadas

Solo porque las métricas te digan que tienes un espacio de oficina ineficiente no significa que debas hacer cambios en el diseño. De hecho, algunos de los cambios más impactantes que realices pueden ser simplemente a partir de las políticas que establezcas.

Por ejemplo, las empresas que emplean un modelo de trabajo híbrido pueden ver picos en la utilización de escritorios y salas en ciertos días. Al establecer una política que indique cuándo ciertos equipos pueden venir a la oficina, puedes escalonar la asistencia para encontrar una utilización más equilibrada.

Quizás notes que ciertos días son comunes para reuniones de grandes equipos. Para evitar quedarte sin salas de reuniones medianas y grandes en esos días, puedes establecer una política que asegure que los equipos alcancen un cierto umbral de asistentes para que los equipos más pequeños no bloqueen a los equipos que realmente necesitan el espacio. Lo mejor de todo es que puedes monitorear a través de sensores si los equipos están cumpliendo con esta política mostrándote las cifras de asistencia reales.

Equipa tu espacio con el equipo adecuado

Si bien el diseño de la oficina y las políticas pueden ayudar a resolver muchas de tus ineficiencias en la oficina, a veces la utilización puede ser simplemente un producto de que los espacios tengan (o no tengan) las herramientas adecuadas para que los empleados realicen su trabajo de manera efectiva.

Por ejemplo, puedes notar que equipos grandes se reúnen frecuentemente en salas de reuniones más pequeñas cuando hay salas más grandes disponibles. Quizás sea una coincidencia, pero el escenario más probable es que esos equipos quieran usar la pizarra digital que solo la sala más pequeña tiene para ofrecer.

Quizás tengas un número establecido de ratones y teclados ergonómicos disponibles en ciertos escritorios que notas que siempre están reservados. En lugar de ver a los empleados pelear por el último ratón, puedes hacer que esos ratones estén más disponibles en estaciones de trabajo adicionales.