La lista de verificación definitiva para preparar las inversiones tecnológicas de su lugar de trabajo para el futuro.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas desbloquear la innovación y el crecimiento cuando las condiciones son todo menos estables?

La respuesta radica en realizar inversiones en tecnología de lugar de trabajo que estén construidas para el futuro: flexibles, escalables y alineadas con objetivos a largo plazo. Es una hazaña que no se puede lograr solo. Seleccionar proveedores que puedan adaptarse y escalar junto a un negocio puede significar la diferencia entre el éxito o costosos errores. 

Utilice esta lista de verificación como un marco para evaluar y priorizar sus inversiones en tecnología de lugar de trabajo, equilibrando costos, resiliencia, adaptabilidad y valor organizacional general.

1. Evaluación Holística del TCO

• Acción: Calcule todos los costos directos e indirectos a lo largo del ciclo de vida, incluidos adquisición, integración, actualizaciones, soporte, cumplimiento, fin de vida y costo de oportunidad.

• Error común: Solo presupuestar el precio inicial o pasar por alto costos ocultos como tiempo de inactividad, tickets de soporte, capacitación, actualizaciones complejas y sobrecostos de licencias.

• Ejemplo: PenTeleData utilizó la licencia basada en salas Logitech Select, soporte 24/7 y herramientas de software avanzadas para reducir el tiempo de instalación en 4X, mejorar la experiencia del usuario y reducir costos.

• Consejo: Actualizar regularmente los modelos de TCO a medida que surgen nuevas necesidades comerciales, de integración o de usuarios.

2. Alineación estratégica y multifuncional

• Acción: Involucrar a TI, RRHH, Bienes Raíces/Instalaciones, Finanzas y otros interesados desde el principio en las decisiones de compra en el lugar de trabajo para reducir silos y gastos redundantes, y acelerar el éxito del proyecto. Alinear las inversiones con los objetivos colectivos del lugar de trabajo (productividad, compromiso, sostenibilidad).

• Error común: Forrester estima que el 86 % de las compras B2B se estancan durante el proceso de compra. No incluir a interesados como los equipos de adquisiciones o seguridad desde el principio del proceso a menudo conduce a metas de cumplimiento perdidas, aprobaciones retrasadas y soluciones costosas después del hecho.

• Ejemplo: Moderna recientemente combinó sus equipos de RRHH y TI para tener una visión más holística de la experiencia en el lugar de trabajo. En una entrevista con Unleash sobre la decisión, la Directora de Personas y Tecnología Digital de Moderna, Tracey Franklin, explicó: “Las organizaciones que están listas para abrazar las líneas integradas entre las personas, los sistemas y el flujo de trabajo—y que invierten en alinear la cultura con la tecnología—pueden impulsar un cambio significativo en todo el sistema.”

• Consejo: Pilotar soluciones de manera multifuncional y capturar opiniones desde el principio para agilizar la escalabilidad y maximizar el valor interdepartamental.

3. Flexibilidad y amplia opcionalidad

• Acción: Preferir la flexibilidad de la plataforma y soluciones personalizables de un portafolio completo que sea compatible con los principales proveedores de tecnología y funcione en una variedad de modos de implementación (Certificado para Microsoft Teams, Zoom, Google Meet/funciona con Windows, Android/ BYOD o Modo dispositivo autónomo).

• Error común: El bloqueo de proveedores y la opcionalidad limitada aumentan los desafíos desde la incorporación hasta la integración y los costos de cambio futuros.

• Ejemplo: Las salas de Microsoft Teams en Windows figuran en la Lista de Productos Aprobados (APL) de la Red de Información del Departamento de Defensa (DoDIN). Esta aprobación permite que las soluciones Logitech certificadas por Microsoft para Teams Rooms se implementen en entornos del DoD, cumpliendo con los requisitos de implementación segura y conforme desde el primer día. Los dispositivos Logitech también funcionan con otras plataformas de videoconferencia líderes y sistemas operativos, proporcionando flexibilidad futura a medida que se aprueban productos de terceros adicionales.

• Consejo: Explorar lo que está disponible en términos de posibles rutas de migración, implementaciones modulares y opciones de incorporación robustas.

4. Eficiencia operativa y soporte

• Acción: Evaluar el mantenimiento, el soporte del proveedor, la complejidad de las licencias, las tarifas de gestión adicionales, las capacidades de automatización, los datos e información de gestión, las ganancias de productividad, la facilidad de uso y otros factores para evaluar con precisión las personas, horas y presupuesto requeridos a lo largo del tiempo.  

• Error común: Descuidar la gestión de complementos/tasas de suscripción; no compensar los costos del personal con un mejor soporte de proveedores. 

• Ejemplo: IDC predice que las grandes empresas subestimarán los costos de infraestructura de IA en hasta un 30% hasta 2027.

• Consejo: Elija proveedores con verdadero soporte global 24/7 y un historial comprobado de éxito con los clientes.

5. Actualizabilidad, Escalabilidad y Gestión Remota

• Acción: Evalúe la facilidad/costo de escalar usuarios o dispositivos, y la capacidad de actualizar de manera central.

• Error común: el tiempo de inactividad del dispositivo a menudo es causado por cables desconectados, un problema que se puede evitar fácilmente con una gestión adecuada de cables. Una variedad de opciones de cableado puede dar como resultado instalaciones más cortas, habitaciones consistentes que escalan y menos tiempo de inactividad. 

• Ejemplo: La nueva Rally AI Camera Pro de Logitech se puede instalar en una variedad de configuraciones de sala con USB o un solo cable de categoría (con el Kit de Extensión de Rally AI Camera), aprovisionamiento y gestión remota con Logitech Sync, e integración con altavoces y micrófonos Logitech, soluciones AV profesionales y plataformas de videoconferencia líderes.

• Consejo: Prefiera proveedores con rutas de actualización simples hacia tecnología generacional, que ofrezcan tecnología versátil y flexible que se pueda estandarizar o construir fácilmente para muchos tipos de salas, y que ofrezcan un conjunto robusto de herramientas de gestión y aprovisionamiento.

6. Seguridad, Cumplimiento y Preparación Global

• Acción: Examine certificaciones, cumplimiento (como GDPR, TAA, NDAA) y adaptabilidad global.

• Error común: La falta de preparación comprobada para el cumplimiento crea riesgos a medida que las regulaciones cambian en torno a temas como la privacidad de datos, la seguridad de nivel empresarial, la IA, la cadena de suministro y la gobernanza ambiental.

• Ejemplo: El 71% del Índice Global 500 utiliza Logitech¹, confiando en su presencia global y amplias alianzas para potenciar las fuerzas laborales en organizaciones gubernamentales, instituciones financieras líderes, proveedores de atención médica y otros. Confiado por millones en todo el mundo, Logitech publicó sus Principios para una IA Responsable, que son un plan que da forma al desarrollo y despliegue de tecnologías de IA. 

• Emerald de Leeuw-Goggin, Directora Global de Privacidad y Gobernanza de IA en Logitech, dijo: “Nuestro enfoque prioriza la transparencia, la responsabilidad, la protección de la privacidad y la seguridad, y la mitigación de sesgos. Al adherirnos a estos principios, nos esforzamos por seguir ofreciendo innovación confiable y responsable. Nuestra postura proactiva sobre la IA responsable se demuestra aún más por nuestro estatus como uno de los primeros signatarios del Pacto Europeo de IA.”

• Consejo: Verifique la capacidad de los proveedores para actualizar rápidamente el cumplimiento, ofrecer seguridad robusta y mantener sólidas asociaciones globales.

7. Utilice Ahorros por Fase, Longevidad, Sostenibilidad

• Acción: Elija dispositivos diseñados para la sostenibilidad desde el principio que ahorren energía durante su uso, se mantengan en uso por más tiempo, rastreen datos ambientales y puedan ayudar a alcanzar objetivos de sostenibilidad.

• Supervisión: No tener en cuenta las métricas de sostenibilidad puede resultar en la pérdida de ahorros en costos relacionados con el uso de energía y aumentar el impacto en las emisiones de Alcance 3 (adquisiciones). No considerar el ciclo de vida de un producto o el historial de una empresa en actualizaciones excesivas (OTT) conduce a ciclos de actualización de dispositivos más cortos y costosos.

• Ejemplo: Los dispositivos con sensores ambientales, como Logitech Spot o Rally Board 65, pueden ser fácilmente implementados en toda la oficina para habilitar automatizaciones de espacios de trabajo más inteligentes y recopilar información sobre la utilización de las salas, la salud y la energía para hacer que las habitaciones sean más cómodas y eficientes en energía. 

• Consejo: Para mejorar el valor a largo plazo, seleccione proveedores que prioricen la sostenibilidad (ver el Informe de Impacto de Sostenibilidad 2025 de Logitech aquí).

8. Mitigación de costos indirectos y de oportunidad

• Acción: Cuantifique el tiempo de inactividad (productividad perdida X número de empleados X salario por hora), complejidad y costos de no invertir.

• Supervisión: Subestimar el verdadero impacto de las interrupciones, los retrasos en la integración o el tiempo potencial que los trabajadores podrían ahorrar con tecnología actualizada.

• Ejemplo: Welch LLP redujo el tiempo de gestión de escritorios flexibles en un 90% y los tickets de TI en un 50% con la reserva de escritorios y Logitech Sync para gestión centralizada, soporte automatizado y fácil reserva de escritorios para los trabajadores.

• Consejo: Utilice análisis y retroalimentación interfuncional para identificar ahorros indirectos y costos de oportunidad de manera continua.

Si bien nadie puede predecir cada cambio en la tecnología o en la dinámica del lugar de trabajo, los líderes de TI pueden tomar decisiones informadas y resilientes que posicionen a los trabajadores, equipos de TI y líderes de lugar de trabajo para un éxito duradero.

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